Secretaire De Direction à France

Poste à pourvoir le : 1er janvier 2026

Temps de travail : 37h30

Catégorie du poste : C Adjoint administratif / Adjoint administratif principal 1ere classe

Avantages : IFSE, CIA, Prime de fin d'année, participation employeur mutuelle et prévoyance, carte déjeuner, 16 RTT

Date limite de dépôt des candidatures : le 30 septembre 2025

Rillieux-la-Pape forte de plus de 30000 habitants est une commune dynamique et en expansion située dans la métropole lyonnaise.

C’est une ville en pleine effervescence, conjuguant plaisir de vivre, dynamisme économique et qualité de vie.

Elle est ainsi l'une des communes les plus attractives de l'agglomération lyonnaise bénéficiant du label territoire engagé climat air énergie 3 étoiles. Elle ambitionne de gagner une nouvelle étoile.

Au sein de Direction Générale adjointe au cadre de vie, la direction du patrimoine nouvellement créée, est une direction en plein développement, elle est structurée autour de 6 services, et est composée de 80 personnes. Elle assure la mise en œuvre de projets structurants de travaux neufs ou de réhabilitation des bâtiments communaux, le suivi et l’expertise en Énergie / Fluides, la gestion, l’entretien et l’exploitation du patrimoine bâti de la ville (160 bâtiments), ainsi que la logistique, la gestion des manifestations, du garage et enfin la gestion administrative, technique et financière du magasin de la ville. La direction du patrimoine pilote un budget de 12 à 16,5 millions d’euros en investissement et de 4 millions d’euros en fonctionnement.

Le service entretien est composé de 47 agents (18 agents de maintenance, et 23 agents d’entretien) repartis selon 3 secteurs géographiques de la commune (Ville nouvelle, Crépieux, Loup pendu), chaque secteur étant piloté par un chef de secteur. Le service entretien assure la propreté, l’entretien (petite maintenance, appui logistique…) et la mise en sécurité des locaux communaux et de leurs abords.

Au sein du service entretien, sous l’autorité du responsable du service, vous assurez la gestion administrative, budgétaire, des ressources humaines, et des logiciels métiers auprès des agents du service.

Vous aurez en charge les missions suivantes :

• Accueil téléphonique et physique du service
• Gestion d’agenda, prise et montage de réunion et rendez-vous
• Le suivi et la rédaction des courriers, des notes, compte rendus, plannings, tableaux de bord
• L’établissement, le suivi et la transmission des plannings horaires, d’astreinte, des congés, des absences, les fiches d’heures de fin de mois
• La gestion, l’édition, le suivi des bons d’interventions sous Atal, la clôture et le bilan par trimestre en lien avec les chefs de secteur
• La création et le suivi des tableaux récapitulatifs des EPI par agents du service
• Gestion de l’archivage documentaire informatique et papier
• Un appui technique et rédactionnel aux marchés publics (établissement des RAO, aide à la rédaction des CCTP…)
• La personne ressources (Formation et information) sur les divers logiciels métiers (E-ATAL, ATAL, CORPUS, E-TEMPTATION, SALTO (contrôle d’accès))
• Gestion des contrôles d’accès (SALTO) pour toutes les entreprises et les agents de la DGA du cadre de vie
• Remplacement occasionnel de l’accueil de la DGA du cadre de vie, et du régulateur des demandes d’intervention eatal

• La gestion et le suivi du budget du service en lien avec le Responsable (préparation du budget primitif, tableaux de suivi des prestations externalisées (entretien des bâtiments, vitrerie, insertion professionnelle, dératisation, adoucisseurs…))
• La demande de devis, la création des bons de prestation, la transmission après validation par la hiérarchie, le contrôle, le suivi de la facturation et la clôture des bons
• Le suivi budgétaire des demandes de renforts, remplacements …

En lien avec la Référente RH et responsable pôle administratif de la DGA du Cadre de Vie et la Direction des Ressources Humaines :

• Le suivi des mouvements du personnel (arrêt maladie, absences, remplacement, renfort), transmission des arrêts et des accidents du travail
• La gestion et le suivi des remplacements, renforts (demande et commande de la prestation), le contrôle des heures à facturer
• Le calcul des congés des agents partant à la retraite, en fin de contrat sous contrôle et validation de la Direction des Ressources Humaines
• La gestion des congés (papier) des agents et des Comptes Épargne Temps (courrier ouverture de CET, tableau de dépôt ou retrait sur CET)
• D’être personne ressource pour toutes questions de service, gestion du temps de travail, absences

De formation administrative vous maitrisez parfaitement la suite bureautique et les outils informatiques (Word, Excel, Atal serait un plus). Vous possédez de bonnes connaissances de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que du statut de la Fonction publique territoriale.

Vous possédez d’excellentes capacités de rigueur, d\'analyse, de synthèse, de remontées d’informations à votre hiérarchie et de sens de l’adaptation.

• Organisation et rigueur dans la gestion de multiples dossiers
• Discrétion professionnelle et confidentialité
• Sens du relationnel, de la communication et dynamisme
• Sens du respect de la hiérarchie, de la discrétion et du devoir de réserve
• Autonomie
• Savoir travailler en équipe
• Qualités rédactionnelles requises
• Disponibilité