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Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres.

Présentation de la Faculté des lettres : La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales. Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Libellé de Fonctions : Gestionnaire scolarité

Catégorie : B

Mission : Gestion pédagogique et administrative des enseignements de l’UFR LEA y compris les licences professionnelles, en collaboration avec les UFR partenaires, l’administration interne du Centre Malesherbes, les différents services centraux situés en Sorbonne, le coordinateur pédagogique de la licence professionnelle et les établissements partenaires.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique (étudiants tous niveaux, enseignants et public extérieur)
• Gestion messagerie électronique du secrétariat LEA
• Réception et diffusion des informations en interne et en externe (courrier postal, circulaires, affichage)
• Vérification des IP et notes sur Apogée, saisie éventuelle
• Participation à l’organisation de la rentrée universitaire et des examens (édition listings des EC, des procès verbaux, etc.)
• Suivi administratif des corrections de rapports de stages
• Application Parcoursup – Licence 1 : aide à la saisie sur Parcoursup du classement des dossiers en vue des sélections par la commission pédagogique
• Participation au recrutement des étudiants-apprentis des Licences professionnelles, des étudiants des Masters GCI et MAE
• Participation aux JPO
• Participation aux remises de diplômes (éventuellement le samedi)
• Suivi des dossiers d’heures complémentaires

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en Excel

Savoir-faire :

• Utiliser des logiciels (Word, Excel, Apogee, Ecandidat…)
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée