Assistante Administrative à France

Description

Mission principale

Au sein du cabinet de la présidence, vous assurez le secrétariat et exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la cheffe de cabinet.

Activités Principales

• Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
• Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
• Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
• Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
• Organiser et gérer les déplacements du Président-Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
• Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
• Rédaction de courriers et notes
• Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
• Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
• Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet

Profil recherché

Connaissances

• Connaître les techniques de secrétariat
• Procédures administratives et circuits internes

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Savoir travailler en équipe
• Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
• Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
• Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
• Savoir prioriser, gérer l’urgence

Aptitudes

• Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
• Expression écrite et orale soignée
• Disponibilité, réactivité et polyvalence
• Capacités d’adaptation
• Sens de l’organisation et de la rigueur administrative

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience similaire appréciée

Niveau de diplôme et formation(s)

• BTS Assistante de direction/de manager