Le Gapas propose diverses formes d’accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L’Ile-de-France. Sa raison d’être est de développer des solutions pour que les personnes en situation de handicap soient pleinement épanouies dans une société juste, inclusive, reconnaissante et équitable, au même titre que tout citoyen. Le Gapas agit en faveur de l’autodétermination des personnes en situation de handicap et d’une réponse accompagnée pour tous.
La GERLOTTE est une Maison d’Accueil Spécialisée qui accompagne 51 personnes en situation dehandicaps multiples sous différentes modalités (accueil permanent, de jour, temporaire ou à domicile).
L’assistant(e) de direction a pour mission principale d’assister l’équipe de direction particulièrement dans la gestion administrative de l’établissement. Il favorise la communication effective dans l’établissement, avec les services support de la direction générale et à l’extérieur(relation avec les partenaires et les familles).
Pour cela, l’assistant(e) de direction est chargé de la réalisation des activités suivantes :
Assure l’accueil physique et téléphonique de l’établissement sur les heures d’ouverture du secrétariat
Gestion du courrier (entrée / Sortie) et diffusion aux destinataires
Organisation et gestion du classement des documents sur le réseau (Comptes rendus, notes, affichages, numérisation des courriers nécessaires, archivage fournisseurs ...)
Gestions de l’actualisation de l’affiche obligatoire dans l’établissement (notes, instances du personnel, informations obligatoires...)
Commande des fournitures de bureau selon les budgets impartis
Tenues de dossiers des usagers : sur dossier informatique et sur IMAGO
Actualisation des trombinoscopes de l’établissement
Rédaction et diffusion des courriers officiels (attestation, courrier de direction, note d’information...)
Réalisation des états de présence et des attestations de retour au foyer
Gestion du suivi administratif des prestataires (convention,contrats...)
Rédaction et gestion de l’actualisation des documents officiels (contrat de séjour, règlement de fonctionnement...} en lien avec l’équipe de direction
Gestion de sa missions en articulation avec le directeur et l’assistante de service sociale
Suivide laplanificationdesséjoursd’accueiltemporaire enrelationavecl’équipede direction.
Gestion des ressources humaines :
Rédaction et diffusion des offres d’emploi de l’établissement auprès des partenaires (missions locales, pôle emploi, indeed, réseaux sociaux)
Réalisation des contrats de travail, DUE, codes d’accès aux logiciels internes, demande d’ouverture de session
Enregistrement des embauches dans les registres et sites (DUE,Pôle Santé travail),
Gestion du classement, de l’actualisation et de la complétude des dossiers du personnel sur le réseau
Tenue des registres salariés
Relation gaie et plannings :
Gestion des arrêts de travail des professionnels : saisie octime, déclaration DSN
Accompagnement des professionnels dans l’appropriation de primobox
Gestion des fins de contrat : demande la validation des plannings, réalisation des SDTC, transmission au service paie après signature, archivage dans les dossiers du personnel.
Actualisation des prises en charges MDPH et CPAM en lien avec l’assistante de service social
Edition et envoi des factures aux personnes accompagnées, familles et représentants légaux
Suivi des règlements et relances si nécessaire en lien avec la comptable.
Gestion des comptes d’argent des personnes accompagnées : information aux personnes, familles et représentants légaux du suivi des dépenses et du solde disponible. Suivi et relances si nécessaire.
Déclaration des états de présence à la CPAM (fréquence1x/mois)
Gestion d’une caisse pour les dépenses exceptionnelles
Scandes de vis et bons de livraisons
Scandes factures dans YOOZ
Suivi et commande des cartes bancaires professionnelles en lien avec la comptable
Suivi des retours de budgets séjours en lien avec la comptable
Supervision de la gestion électronique des documents de l’établissement
Utilisation du logiciel qualité de l’établissement
Gestion de la mutuelle professionnelle (inscriptions, radiations, envois de justificatifs ...)
Déclaration trimestrielle des infirmiers embauchés
Relation avec le Pôle santé travail : suivi des visites d’embauche,depré-reprise et reprise.
Remplissage du tableau de suivi des rendez-vous avec le pôle santé travail et actualisation de la plateforme de suivi.
Suivi des procédures RH en lien avec le directeur : rédaction des courriers, convocations, vérification des délais...
Déclaration des accidents de travail sur la plateforme, inscription dans octime et renseignement du registre AT commun avec la direction générale
Accompagnement des professionnels à l’utilisation des outils et logiciels professionnels (imago, octime, SharePoint, session serveur...)
L’assistant(e)de direction sauramettreenœuvrelescompétencessuivantes :
Qualité d’écoute et d’accueil des publics
Capacité à travailler en coordination avec l’ensemble des professionnels
Rigueur et organisation méthodique
Travail en autonomie et prise d’initiative
Communication efficace auprès des interlocuteurs internes et externes
Gestion,organisation et centralisation des flux d’information,
Connaissance de la législation en vigueur (code du travail,accord d’entreprise, convention collective...) et de l’organisation de l’ensemble de l’établissement
Titulaire d’un diplôme de niveau III (bac+2), vous aimez le travail en équipe et avez un intérêtpour le management coopératif.
Merci d’adresser pour le 15/03/2024 dernier délai votre candidature avec lettre de motivation, CV à Monsieur ROUTIER, directeur de La Gerlotte, Maison d’Accueil Spécialisée
Vos informations personnelles sont collectées et utilisées par le Gapas dans le cadre de la gestion de son recrutement. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de vos données et vos droits, vous pouvez cliquer ici .
* Der Gehaltsbenchmark wird auf Basis der Zielgehälter bei führenden Unternehmen in der jeweiligen Branche ermittelt und dient Premium-Nutzer:innen als Richtlinie zur Bewertung offener Positionen und als Orientierungshilfe bei Gehaltsverhandlungen. Der Gehaltsbenchmark wird nicht direkt vom Unternehmen angegeben. Er kann deutlich über bzw. unter diesem Wert liegen.