Assistante jobs in France

Lieu: Vandœuvre-lès-Nancy, France

Le pôle Magasin, gestion, diffusion, expédition et reprographie (7 personnes) a pour missions principales de diffuser les produits d'information et de formation de l'INRS (affiches, brochures, dépliants, DVD...). Il est en relation directe avec les clients de l'INRS (réseau de l'Assurance maladie - Risques professionnels, entreprises, services de prévention et de santé au travail, organismes de formation) et gère la distribution des commandes gratuites et payantes selon la politique de diffusion de l'INRS. Il assure également la gestion physique et informatique du stockage des produits, leur expédition, la gestion des abonnements aux revues périodiques, ainsi que l'impression de divers supports (cartes de visite, posters, kakémonos, brochures...).

1. Réceptionner, analyser, et compléter si besoin, les commandes des clients externes et demandes internes, via différents supports (mail, courrier, téléphone, applications web).
2. Traiter les commandes gratuites et payantes conformément à la politique de diffusion de l'INRS, et enregistrer ces commandes dans l'outil de gestion des stocks.
3. Établir et envoyer devis, pro-forma, factures aux clients, par courrier ou plateforme dédiée.
4. Éditer les bons de préparation pour les magasiniers.
5. Réaliser un bilan régulier des commandes traitées et en cours.
6. Planifier et réaliser, en lien avec les magasiniers, les inventaires mensuels du stock.
7. Suivre la facturation des commandes payantes, gérer relances et litiges en lien avec la direction administrative.
8. Gérer les retours clients et internes de documentation.
9. Archiver physiquement et numériquement les commandes.
10. Assurer la continuité de service avec l'autre assistante du pôle.

Au responsable du pôle Magasin, gestion, diffusion, expédition et reprographie.

• Bac en assistanat commercial ou administratif.

• Minimum 5 ans dans une fonction similaire.

• Excellente maîtrise du français (orthographe, grammaire).
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint.
• Connaissance appréciée du logiciel Cegid Ultimate XRP.

• Rigueur, organisation.
• Esprit d'équipe et bon relationnel.
• Esprit d'analyse.
• Aisance à l'oral et à l'écrit.

La maîtrise de l'anglais serait un plus.