Agent Administratif jobs in France

Région Hauts-de-France

Lille, France

Au sein du Pôle Supports Techniques, la Direction du Patrimoine et de la Sécurité assure l’exploitation et la maintenance des bâtiments régionaux administratifs et portuaires. Elle dispose d’une régie et de prestataires extérieurs, et est responsable de la maîtrise de l’énergie pour ce patrimoine. Elle gère également l’entretien propriétaire des bâtiments hors EPLE, tels que les bâtiments culturels et sportifs, notamment le Vélodrome de Roubaix.

Elle pilote la stratégie patrimoniale globale, veille à l’utilisation optimale du patrimoine bâti, et développe le système d’information patrimonial. Elle gère aussi la politique foncière, incluant la gestion du domaine public et privé, ainsi que les procédures d’acquisition, de cession et de location.

La direction est organisée en 2 départements et 3 services :
- Département Exploitation et Sécurité
- Département Maîtrise d’ouvrage
- Service stratégie, gestion foncière et patrimoniale
- Service administratif et financier
- Service système d’information patrimoniale

Le Service Energie et Entretien du Patrimoine, chargé de l’entretien des bâtiments régionaux, assure les interventions et l’acquisition de matériel nécessaire. Il est responsable de la maîtrise de l’énergie pour les bâtiments hors lycées.

Ce service comprend une équipe dédiée à l’énergie et à l’économie des flux, ainsi que des responsables de projets et chargés d’opérations pour la gestion du patrimoine.

Ce poste d’assistant administratif a pour principales missions :
- Soutenir les encadrants dans l’organisation, la gestion de l’information et le suivi des dossiers
- Assurer la logistique administrative
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger des comptes rendus

Assister la manager, l’équipe, et le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique.

Gérer les actes liés à sa thématique : collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme. Participer à la mise en œuvre et au suivi des dossiers. Organiser la logistique des manifestations. Analyser les dossiers, préparer les éléments pour la prise de décision, assurer la circulation de l’information, gérer les données, rédiger les bilans, signaler les dysfonctionnements, contribuer à l’évolution des méthodes de travail, et participer à l’archivage des dossiers.

Appuyer le responsable de service et son adjoint dans l’organisation et la gestion. Servir d’interface avec les différents interlocuteurs. Organiser la logistique des réunions et événements. Accueillir téléphoniquement, gérer le courrier, et suivre les dossiers de travaux via la GMAO, y compris la saisie, le suivi des devis, et l’archivage. Participer à la gestion administrative ponctuelle des autres services.

Niveau BAC requis. Les qualités attendues incluent :
- Rigueur
- Autonomie
- Initiative
- Sens relationnel et esprit d’équipe, avec la capacité de collaborer avec les acteurs internes et externes.