Responsable Administratif jobs in France

responsable administratif ve communication médiathèque H/F – EC21323

En lien étroit avec la direction, le/la responsable administratif(ve) contribue à la gestion administrative, financière, budgétaire et communicationnelle de la Médiathèque. Il/elle est le/la référent(e) administratif(ve) du service et garantit la fiabilité des procédures, la continuité du service et le bon fonctionnement de l’établissement.

• Participer à l’élaboration, à la gestion et au contrôle du budget en lien avec la direction : gestion budgétaire publique (engagements, liquidations, mandatements) et relations avec les services financiers.
• Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi des marchés publics (livres, presse, mobilier, impressions, prestations diverses), de l’analyse des besoins au suivi des prestataires.
• Assurer le suivi administratif de l’action culturelle : rédaction et gestion des contrats et conventions, organisation des réservations (hébergement, tran … , coordination du matériel, suivi comptable et archivage des pièces.
• Contribuer au suivi des ressources humaines : gestion des congés et absences (arrêts … , suivi des visites médicales, recensement et transmission des demandes de formation, en lien avec la direction et les services RH.
• Participer, en lien avec la direction, à l’élaboration et au suivi des dossiers de demandes de subventions (constitution des dossiers, collecte des pièces, suivi des échéances et bil … .)
• Être référent(e) pour la planification des agents d’entretien, en coordination avec la Direction de l’Éducation.

• Création de l’ensemble de la communication papier de la Médiathèque, dont la plaquette bimestrielle de l’action culturelle : conception graphique, coordination avec le service Culture, suivi des impressions et diffusion.
• Conception des supports de communication papier pour les évènements comme Histoire de Lire (coordination avec le service Communication et le service Culture)
• Création de la communication numérique régulière : rédaction et envoi de newsletters, animation des réseaux sociaux, rédaction de contenus.
• Être force de proposition pour des évolutions, optimisations et innovations en matière de communication, afin de renforcer la visibilité de la Médiathèque et de ses actions.
• Assurer la saisie, la mise à jour et le suivi de l’action culturelle sur Apidae.
• Transmettre l’agenda culturel aux médias locaux, en complément et en coordination avec la Direction de la Communication.

• Assurer le suivi et la gestion du courrier pour l’ensemble de la Médiathèque (réception, diffusion).
• Être interface avec l’ensemble des services municipaux, facilitant la circulation de l’information et la coordination administrative.
• Assurer une veille quotidienne de la boîte mail générale, en binôme avec la direction.
• Gérer les commandes de fournitures administratives et matérielles.

• Participer à la cohésion de l’équipe en veillant au respect d’une bonne communication et en favorisant le travail d’équipe.