Office Assistant jobs in Canada

Can you envision yourself in a role where you will support a Section head, manager, and team and performing various administrative duties to ensure the smooth operation of the division? If so, our LaPrade location is looking for an Administrative Assistant to join our Heavy Water Assets team, apply today!

• Maintaining accurate office records and files / follow-up system for outstanding issues.
• Preparing correspondence, minutes, and action lists and prioritizing commitments.
• Reviewing incoming correspondence and electronic mail and taking appropriate action.
• Reviewing and updating inventory records.
• Analyzing data entries in the system.
• Managing scheduling of meetings and appointments.
• Coordinating meetings, such as booking rooms, sending invites, and ordering catering.
• Tracking and following up on actions placed on the LaPrade Section head and other division staff.
• Acting as a liaison between LaPrade Section head / Manager and division staff.
• Arranging / coordinating travel.
• Supporting tasks related to the Heavy Water inventory databases, sampling, sales, and transports.
• Handling sensitive and confidential information pertaining to all Departmental and / or Divisional staff levels.
• Classifying and submitting invoices to Accounts Payables.
• Preparing iReqs for quotes and / or purchasing orders for work material, tools, equipment, PPE&C, and services contract for LaPrade site.
• Collaborating with CNL (CRL) security department to review and complete the security clearance process for LaPrade staff, contractors, and new applications (staff and contractors).
• Managing Dosimetry paperwork.
• Recording the bubblers system data in the database.
• Uploading the Radiation Protection Compliance Reports for LaPrade.
• Responsible for regular (non-RAM) shipments and receipts on site.
• Preparing shipping documentation and receiving reports.
• Wrapping and securing the material, equipment or instrument for shipping.
• Verifying the material, equipment or instruments received on site and taking appropriate action.
• Tracking and ordering supplies.
• Photocopying / printing.
• Submitting maintenance / IT requests.
• Translating a variety of working (procedures, instructions, SOW, reports) documents from French to English or English to French.
• Ensuring reports meet CNL standards.
• Following health and safety rules.
• Other duties as assigned by your manager.

• Education Secondary School Graduation. Post-secondary training in Business Administration is an asset.
• Experience Two years of experience in an administrative assistive role, or the equivalent.
• Knowledge, Skills & Abilities Excellent written communication skills in both French and English. Proficiency in MS Office with expertise in Word, PowerPoint and especially Excel. Detail-oriented and comfortable working in a fast-paced office environment. Superior organization skills and dedication to completing projects in a timely manner. Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work. Attention to detail and problem-solving skills. Able to work independently without supervision. Team-oriented with ability to work well with others and promote a positive work environment. Leadership skills with ability to train and develop others. Discernment, tact, diplomacy, trust and discretion when handling sensitive information. Knowledge of office management systems and procedures. Experience in, or willingness to be trained in, the use of CNL business systems.
• Security Clearance Eligibility Required: Level 2 Secret requires a minimum of 7 years of verifiable history in Canada, Australia, New Zealand, United States, and/or United Kingdom. CNL implements security screening in accordance with the Treasury Board of Canada Secretariat's standards and policies.

• Availability to work 4x10s (four ten-hour shifts).

Why CNL? Travailler avec une équipe à travers le Canada pour faire progresser la science et la technologie nucléaires pour un monde plus propre et plus sûr vous intéresse? Les LNC se réinventent pour être des précurseurs et résoudre des problèmes importants, notamment dans les domaines de l’énergie propre, des traitements anticancéreux, et de l’assainissement environnemental.

• Congés payés (vacances, maladie, congés mobiles et personnels)
• Avantages sociaux en vigueur dès le premier jour
• soutien aux frais de scolarité
• et une pension

• Fournir de l’énergie propre aujourd’hui et demain
• Restaurer et protéger l’environnement
• Contribuer à la santé des Canadiens

Le réacteur prototype Gentilly-1 des LNC est situé sur le site de la centrale nucléaire de Gentilly, à Bécancour, Québec.

Les LNC s’engagent à offrir une atmosphère équitable et inclusive et à respecter nos valeurs fondamentales: Respect, Travail d’équipe, Responsabilité, Sécurité, Intégrité et Excellence.

Les LNC sont un employeur souscrivant à l’égalité des chances. Si des accommodations sont nécessaires pendant le processus, veuillez les indiquer lors de la candidature. Toutes les informations relatives aux demandes d’accommodement resteront confidentielles.

Le site Chalk River est situé sur le territoire des Premières Nations Algonquins, et LNC reconnaît leurs contributions et leur lien avec la région.

Notre emplacement de LaPrade recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour rejoindre l’équipe des actifs d’eau lourde de LaPrade. Vous vous voyez dans ce rôle? Voici ce que vous ferez:

• Tenir à jour des registres et des dossiers de bureau précis / système de suivi pour les questions en suspens.
• Préparer la correspondance, les procès-verbaux, les listes d’actions et prioriser les engagements.
• Examiner la correspondance et le courrier électronique reçus et prendre les mesures qui s’imposent.
• Examiner et mettre à jour les registres d’inventaire.
• Analyser les entrées de données dans le système.
• Gérer la planification des réunions et des rendez-vous.
• Coordonner des réunions, comme réserver des salles, envoyer des invitations, commander des services traiteur.
• Assurer le suivi des actions confiées au chef de section de LaPrade et à d’autres membres du personnel.
• Agir comme liaison entre le chef de section et le personnel.
• Organiser / coordonner les déplacements.
• Soutenir les tâches liées aux bases de données d’inventaire, à l’échantillonnage, aux ventes et au transport des eaux lourdes.
• Traiter les renseignements sensibles et confidentiels.
• Classer et soumettre les factures au service des Comptes fournisseurs.
• Préparer les iReq pour les devis et/ou les bons de commande.
• Collaborer avec le service de sécurité pour l’habilitation.
• Gérer les documents de dosimétrie.
• Enregistrer les données et téléverser les rapports de conformité.
• Expéditions et réceptions régulières sur le site.
• Préparer la documentation d’expédition et les rapports de réception.
• Emballer et sécuriser le matériel.
• Vérifier le matériel reçu et agir en conséquence.
• Suivre les fournitures, effectuer photocopies et demandes de maintenance / TI.
• Traduire des documents du français à l’anglais et vice versa.
• Respecter les normes des LNC et les règles de santé et sécurité.
• Autres tâches attribuées par le gestionnaire.