Secretaire Administrative-Jobs in Frankreich

Notre projet, en partenariat avec la DASOL de Paris et plus particulièrement notre établissement MECS situé au cœur du 19e arrondissement accueille des jeunes, dès l’âge de 3 ans dans une logique de maintien des fratries.

Nous recherchons un(e) secrétaire des personnes accompagnéset d’accueil pour un remplacement d’une durée de 2 mois à pour notre maison d’enfants à caractère social (Mecs), située à Paris.

Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de secteur de l’établissement.

• Interlocuteur pour toutes les demandes administratives concernant des personnes accompagnées

Missions de secrétariat des personnes accompagnés

• Enregistrement et gestion du suivi des dossiers des personnes accompagnées en physique et en dématérialisé
• Réalisation d’activités administratives : suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion, stockage des commandes de matériels et fournitures, gérer les stocks
• Traitement et diffusion de courriers, dossiers, documents
• Classement et archivage des documents en physique et en dématérialisé
• Recherche et mise à jour d’informations, de données, de tableaux
• Gestion de divers écrits : note de situation, signalement, droit de visite et d’hébergement, DIPC, écrits de synthèse, PPE et classement dans les dossiers respectifs, courriers partenaires, note d’évènements, etc… ;
• Assurer le secrétariat administratif
• Reporting : mise en place d’outils, tableaux de bords, rapports d’activité, projets d’établissement, enquêtes, etc…
• Etablir la facturation et l’envoyer au Conseil départemental aux différents partenaires

Mission de secrétariat d’accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (jeunes, famille, visiteurs, partenaires)
• Prendre des messages téléphoniques
• Enregistrer, trier, dispatcher le courrier et assure le départ du courrier interne
• Gestion de l’accueil
• Titulaire d’une formation de type BAC / BAC+2 dans le domaine administratif et d’une expérience professionnelle sur un poste similaire d’au moins 1 an;
• Vous avez des capacités rédactionnelles, relationnelles et d’écoute vous permettant d’assurer votre mission avec bienveillance et diplomatie auprès du public;
• Vous avez un sens de la confidentialité et de discrétion
• Vous savez faire preuve d’une grande rigueur, d’adaptabilité, d’autonomie et savez naturellement vous organiser,
• Vous maîtrisez parfaitement l’outil bureautique dans son ensemble (informatique pack office, standard,).

Moissons Nouvelles

Madame REMIRENZI Solène Responsable des Ressources Humaines