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Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public

Intitulé de l'offre : Gestionnaire administratif et financier H / F

Référence : UMR8068-MOBINT-O54019

Lieu de travail : NANTERRE

Institut : INSHS - Institut des sciences humaines et sociales

Date de publication : mercredi 30 avril 2025

Session : Campagne Printemps 2025

Groupe de Fonction : TG2

BAP : J - Gestion et Pilotage

Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Missions

Établir et assurer le suivi des actes de gestion administrative et financière de l'unité, dans le respect des techniques, des règles et procédures en vigueur dans ces domaines.

Activités :

• Saisir des bons de commande,
• Saisir et constater les services faits,
• Créer les fiches des invités sur RESEDA PERSONNELS,
• Saisir et suivre les demandes de création de fournisseurs sur RESEDA FOURNISSEURS,
• Vérifier la conformité des informations des demandes d'ordres de mission sur EtamineMissions,
• Effectuer les complétions,
• Saisir les OM des invités,
• Déposer les OM ainsi que tout document afférent aux déplacements des missionnaires dans la rubrique dédiée,
• Compléter les profils des invités sur Notilus,
• Assurer la prise en charge et le suivi des missions des invités (réservations, vérifications, suivi jusqu'à l'impression de l'OM),
• Vérifier et suivre l'ensemble du processus des missions,
• Vérifier les pièces justificatives des états de frais et suivre les remboursements,
• Gérer les workflows (dématérialisation des factures) et le suivi de la facturation interne sur DMF,
• Assurer les relances et traiter les litiges avec les fournisseurs,
• Gérer les immobilisations : enregistrement, étiquetage, contrôles physiques, mise à jour,
• Gérer les demandes de prêt de matériels et réservations de salles,
• Vérifier mensuellement les relevés d'opérations des cartes d'achat et de la carte logée,
• Gérer le stock de fournitures et anticiper les besoins,
• Coordonner la logistique de manifestations (assemblées, jurys, séminaires, colloques, écoles),
• Collecter et vérifier les informations administratives des dossiers de vacataires et stagiaires,
• Assister la responsable administrative dans la gestion des contrats, subventions, conventions, clôtures et bascule budgétaire,
• Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers administratifs et financiers, en version papier ou dans l'espace sDrive du pôle gestion.

Compétences

Savoirs :

• Bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche,
• Connaissance du fonctionnement du CNRS,
• Bonne maîtrise des règles de la comptabilité publique,
• Maîtrise de l'environnement informatique (Pack Office),
• Maîtrise de Geslab, EtamineMissions et Notilus,
• Anglais apprécié (selon le cadre européen commun de référence pour les langues).

Savoir-faire :

• Hiérarchiser ses activités et respecter les délais.

Savoir-être :

• Autonomie et réactivité,
• Organisation : gestion des priorités,
• Rigueur, fiabilité,
• Qualités relationnelles et travail en équipe,
• Confidentialité.

Contexte de travail

L'unité mixte de recherche UMR 8068 TEMPS, sous la tutelle CNRS, Universités Paris 1 et Paris Nanterre, est une unité d'archéologie réunissant chercheurs, ingénieurs, techniciens, enseignants-chercheurs, doctorants et post-doctorants européens et internationaux. Elle couvre un large spectre chronologique et géographique, allant des premières humanités en Europe à l'apparition des villes et de l'écriture. Le gestionnaire administratif sera en interaction avec l'ensemble des membres, dont les projets sont variés et se développent du Bassin parisien aux cinq continents.

Le gestionnaire sera intégré au pôle de gestion administrative et financière, sous la responsabilité de la responsable administrative, qui l'accompagnera dans sa prise de fonction. Il suivra des formations régulières, notamment en fonction de l'évolution des outils administratifs et financiers.

Possibilité de télétravail, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS.