Office Assistant jobs in Canada

Localisation: Montréal Nord
Type de poste: Permanent présentiel
Salaire 90k$

Résumé du poste
Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste assure la gestion intégrée des fonctions administratives de l’organisation, incluant les ressources humaines, la comptabilité, le soutien aux opérations, la coordination avec des entités affiliées, ainsi que certaines tâches de soutien stratégique à la direction.

Une expérience dans le milieu de la construction ou de l’ingénierie est exigée

Responsabilités principales
Gestion des ressources humaines (personnel administratif et de bureau)

• Gérer le processus de recrutement : diffusion des offres, sélection préliminaire, participation aux entretiens et accueil des nouvelles recrues.

• Assurer le suivi des évaluations de performance du personnel administratif.

• Collaborer à la création, l’actualisation et l’application des politiques RH, y compris la politique de rémunération.

Comptabilité et finances

• Superviser les opérations comptables courantes en lien avec les partenaires internes et externes.

• Analyser les états financiers périodiques (budgets, liquidités, projets) et formuler des recommandations à la direction.

• Gérer les déclarations fiscales obligatoires et s’assurer du respect des échéances gouvernementales.

• Prendre en charge les dossiers de créances en difficulté et coordonner les démarches juridiques au besoin.

Procédures et conformité

• Élaborer et maintenir à jour les procédures administratives internes.

• Vérifier la conformité des ententes contractuelles avec les politiques de l’organisation.

• Assurer une veille réglementaire sur les normes applicables au secteur d’activité.

Soutien aux opérations

• Organiser et animer les réunions de direction et de coordination interservices.

• Veiller au bon fonctionnement des outils informatiques, logiciels et systèmes de soutien technique.

• Offrir un appui ponctuel aux équipes projets pour divers besoins administratifs.

Coordination avec les entités affiliées et appui à la direction

• Gérer les aspects administratifs liés à des sociétés partenaires ou entités associées.

• Réaliser certaines tâches administratives confidentielles ou spécifiques à la demande de la direction (ex. : suivi de dossiers d’assurances, gestion documentaire privée).

Profil recherché

• Diplôme en administration, gestion ou discipline connexe 8 ans d’expérience

• Expérience significative dans un rôle de coordination administrative ou de gestion de services partagés.

• Connaissance des secteurs de la construction ou de l’ingénierie obligatoire

• Excellentes capacités d’organisation, de communication et de discrétion.

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion comptable.

Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste; pour postuler, envoyez nous votre CV via le site ou par courriel à l’adresseh.llorca@totemtalent.ca

Seules les personnes qui possèdent le profil recherché par notre client seront contactées.
Nous encourageons toutes les candidatures et valorisons la diversité des profils.
Nous vous invitons à visiter notre sitewww.totemtalent.capour en connaitre davantage sur nous.

*La personne en poste devra parler occasionnellement anglais avec une clientèle parfois anglophone.