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Résumé du poste
Une organisation d'assistance sociale recherche un(e) secrétaire pour assister le Responsable d'Agence à Paris. Vous serez en charge de l'organisation des communications, de la gestion des rendez-vous et de l'archivage des documents. Le candidat idéal détient un Bac + 2 et a au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est essentielle.
Qualifications
- 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire.
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse.
- Disponibilité requise.
Responsabilités
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier.
- Gérer les communications téléphoniques et l'agenda du chef d'agence.
- Rédiger des comptes-rendus et les diffuser.
Connaissances
Formation
Outils
Au sein de l'une de nos agences, la / le secrétaire assure l'assistanat du Responsable d'Agence. Il organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.
Lieu : Paris 19ème
- Réceptionne, trie et distribue le courrier et les parafeurs de l'Agence.
- Veille à l'archivage des documents;
- Gère les communications téléphoniques et l agenda du chef d agence;
- Organise des rendez-vous, met en place des réunions et gère les communications téléphoniques ;
- Suit et traite les réclamations des locataires;
- Participe à des réunions de service, rédige le compte-rendu et en assure la diffusion auprès du service ;
- Saisit, met en forme et rédige des notes et documents. A ce titre, il procède à l'actualisation des documents et est amené à faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
- Gère les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assure la préparation des tableaux de bords transversaux et en assure leurs suivis ;
- S'assure de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.
- Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience
- 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, OUTLOOK)
- Qualités rédactionnelles
- Organisation et gestion des priorités
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse
- Disponibilité
* Le salaire de référence se base sur les salaires cibles des leaders du marché dans leurs secteurs correspondants. Il vise à servir de guide pour aider les membres Premium à évaluer les postes vacants et contribuer aux négociations salariales. Le salaire de référence n’est pas fourni directement par l’entreprise et peut pourrait être beaucoup plus élevé ou plus bas.
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