Assistant Administratif jobs in France

L’assistante de direction assure le secrétariat du directeur et des directeurs adjoints, participe au suivi des dossiers et à l’organisation de la direction.

Accueil et gestion de l’agenda :

· Accueil téléphonique (filtrage, prise de messages et suivi)

· Accueil physique des partenaires

· Gestion de l’agenda du directeur et des directeurs adjoints

· Prise de rendez-vous et organisation de réunions

Courrier :

Assure la réception, le datage et la diffusion de l’ensemble du courrier de la direction

Secrétariat :

· Rédaction et saisie de courriers et notes

· Suivi des parapheurs

· Suivi des courriers signalés (logiciel ELISE) : veiller au respect des procédures et chartes relatives aux courriers signalés et veiller au respect des délais de réponse

· Assure le secrétariat de différentes commissions et réunions organisées par la direction (préparation de l’ordre du jour, constitution des dossiers, participation, rédaction du relevé de conclusions, suivi).

· Participation aux évènements organisés par la direction

· Réalisation de saisie occasionnelle sur le logiciel de temps de travail CHRONOTIME

· Coordination avec les secrétariats des différents secteurs de la direction

· Rôle d’interface entre les secrétariats de la Direction, des services, de la Direction générale et de l’élue de secteur

· Classement et archivage

· Suivi des projets de la Direction

· Apporter une aide aux chargées de mission en termes d’organisation

Indispensables à la prise de poste :

· Capacités d’organisation, rigueur, sens du travail en équipe, gestion des urgences

· Aisance rédactionnelle

Savoir-faire relationnel : disponibilité, sens du contact, discrétion et aptitude d’adaptation en fonction des interlocuteurs