Office Manager - F / H

ALTAREA; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion immobilière recherche un Office Manager pour accompagner ses Directeurs dans leurs missions. Vous serez responsable de l'assistance dans la gestion des agendas, l'organisation des déplacements et la gestion des factures fournisseurs. Une formation Bac+2/3 et une expérience significative dans l’assistanat de Direction sont requises. Maîtrise du Pack Office et bon relationnel sont indispensables.

Qualifications

• Expérience significative dans l’assistanat de Direction.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Dynamisme et bon relationnel exigés.

Responsabilités

• Assister les Directeurs et équipes dans la gestion des agendas.
• Organiser les déplacements et les événements d'équipe.
• Gérer les factures fournisseurs et la relation avec eux.

Connaissances

Gestion des agendas

Organisation d'événements

Relation fournisseurs

Maîtrise du Pack Office

Sens du service

Formation

Bac+2/3

Description du poste

Overview

Nous recherchons un Office Manager pour accompagner dans leurs missions le Directeur général d'Altarea Commerce, le directeur des investissements et les équipes.

Missions principales

1. Assistanat des Directeurs et équipes Asset Management et Investissements
   • Gestion des agendas : organisation des Comités Stratégiques, points internes, etc.
   • Organisation des déplacements, séminaires et événements d'équipes.
   • Accueil des nouveaux collaborateurs (matériel, configuration, accès).
   • Rception des courriers et en assurer les réponses / partage / suivi / archivage.
2. Acquisitions / cessions
   • Récupération des archives de l'ancien propriétaire ou gestionnaire, création de dossiers d'échanges (réseau ou Sharepoint) afin de faciliter les passations.
   • Dataroom : rapatriement et inventaire des archives sélection et transmission de la documentation nécessaire aux nouveaux acquéreurs.
3. Gestion des factures fournisseurs
   • Création des comptes fournisseurs ;
   • Paramétrage et traitement des factures ;
   • Relation fournisseurs : demandes d'éléments pour création de comptes, mise en conformité des factures selon les normes internes, suivi et réponses aux relances.
4. Actifs et partenariats
   • Organisation des différentes sessions d'expertises ;
   • Synthèse et suivi des obligations dans le cadre des différents partenariats;
   • Demandes de facturation et mise en règlement des honoraires d'asset management;
5. Preneurs
   • Gestion des participations travaux : interlocutrice du preneur sur l'ensemble du dossier. Vérification du bon respect des obligations du preneur au titre du bail (Gestion / Opérationnel), rassemblement et approbation des pièces justificatives, mise en validation et règlement de synthèse et suivi.

Qualifications

De formation Bac2 / 3, vous justifiez d'une expérience significative dans l’assistanat de Direction. Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

Organisé(e) et rigoureux(se), vous possédez un excellent relationnel, le sens du service et savez faire preuve d'initiative dans le strict respect de la confidentialité.

Votre dynamisme et votre enthousiasme vous permettent d’être à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques au sein du Groupe et à l’extérieur.

Une connaissance du métier de l’asset management serait un atout.

Informations supplé mentaires

Remote Work :

Employment Type :

Full-time

Key Skills

Office Manager Experience, Microsoft Office, Management Experience, QuickBooks, Accounting, Office Experience, Dental Office Experience, Payroll, Administrative Experience, Eaglesoft, Human Resources, Bookkeeping

Experience: years

Vacancy: 1