Assistant de direction H / F

Fondation Oeuvre de la Croix Saint-Simon; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation d'utilité publique à Paris recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour gérer les communications et les tâches administratives. Vous maîtrisez parfaitement le pack office et avez au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire. Ce poste offre de nombreux avantages, y compris une prime à l'embauche et des jours de congés supplémentaires. Un cadre de travail épanouissant est proposé, avec un programme de développement des compétences adapté.

Prestations

Programme d’intégration individualisé

Plan de développement des compétences

Jours de congés supplémentaires

Prime à l’embauche de 2600 € bruts

Prime de cooptation de 300 € bruts

Forfait mobilités durables

Qualifications

• Expérience de minimum 5 ans sur un poste similaire.

Responsabilités

• Assister le responsable du service de Secrétariat de Direction dans des tâches administratives.
• Gérer les communications internes et externes.
• Produire et gérer des documents administratifs.
• Participer à la gestion administrative des conventions avec les partenaires.
• Contribuer à l’organisation des évènements de la Fondation.
• Préparer et suivre les dossiers pour le Conseil d'Administration.

Connaissances

Maîtrise du pack office

Rigueur

Gestion des priorités

Discrétion

Formation

Diplôme de type BAC + 2 en secrétariat de Direction

Description du poste

Créée en 1906, laïque et reconnue d’utilité publique, la Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon accompagne les personnes rendues vulnérables par l’âge, la maladie ou la précarité, de la naissance à la fin de vie.

Près de 100 000 personnes sont accueillies chaque année dans ses 66 structures en Ile-de-France (crèches, service d’hospitalisation à domicile, établissement pour personnes en situation de handicap et personnes âgées, centre médicaux et dentaires, instituts de formation, etc.).

L’activité de la Fondation est organisée autour de 4 pôles (Personnes âgées - personnes handicapées; Santé; Petite enfance; Formation - Recherche). Les fonctions supports (Direction des Ressources Humaines, Direction Administrative et Financière, Direction des Organisations et Services numériques, Direction Qualité et Gestion des risques et Direction de la communication) sont mutualisées.

La Fondation compte 1800 salariés.

La Fondation Œuvre de la Croix Saint Simon recrute :

Un Assistant de Direction (H / F)

CDI à Temps Plein

Vos responsabilités

• Rattaché(e) à la responsable du service de Secrétariat de Direction, vous vous l’assistez au quotidien sur des activités transverses administratives et opérationnelles. Vous assurerez notamment les missions suivantes :
• Gestion des communications : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques. Accueil téléphonique : réceptionner, renseigner, filtrer et diriger les appels entrants internes et externes. Accueil physique : accueillir et orienter les visiteurs. Gestion et tenue de l’agenda et des RDV pour le Directeur Général Adjoint.
• Production et gestion documentaire : traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes. Traitement du courrier : réception, affranchissement, acheminement à la poste… Reprographie, classement et archivage des documents. Diffusion des supports et notes de service de la Direction Générale.
• Gestion administrative : Participation à la gestion administrative des conventions des partenaires (CAF, DFPE …). Mettre à jour les tableaux de bord du service. Mise en ligne des documents sur différentes plateformes (ex : Paris Asso). Traitement des emails et des courriers à la demande du Responsable du service et / ou de la Directrice Générale.
• Secrétariat de Direction et / ou de la Directrice Générale : logistique et organisation. Contribution à l’organisation et la logistique des évènements de la Fondation (réunion, cérémonies, inaugurations …). Gestion des fournitures et matériels de bureau de la Direction Générale. Participation à la commande des tickets restaurant (COMEX, CODIR et secrétariat de direction) et à la gestion des absences sur tableau de bord.
• Préparation et suivi des dossiers du Conseil d’Administration et autres réunions : Préparation des dossiers pour les réunions du bureau, conseil d’administration … Envoi des dossiers par coursier (établir les demandes). Archivage informatique et papier des dossiers.
• Participation : Préparation des dossiers pour les réunions du bureau, conseil d’administration … Envoi des dossiers par coursier (établir les demandes). Archivage informatique et papier des dossiers.

Vous avez

• Diplôme de type BAC + 2 en secrétariat de Direction.
• Expérience de minimum 5 ans sur un poste similaire.
• Parfaite maîtrise du pack office
• Rigueur, précision, gestion des priorités et discrétion

Nous vous attendons!

A vos marques, prêt, postulez!

Nous vous accompagnons tout au long de votre carrière en vous offrant.

• Un programme d’intégration accompagné et individualisé.
• Un plan de développement des compétences pour accompagner votre évolution.
• Plan d’amélioration des conditions de travail, QVT avec un service social dédié aux salariés, Ressourcez-vous (sophrologie, prévention des risques Psycho Sociaux, psychologues du travail).
• La possibilité de place en crèche / Aide au logement.
• Des jours de congés supplémentaires : 6 semaines de congés payés, ancienneté, récupération des jours fériés tombant sur des repos hebdomadaires.
• Une prime à l’embauche de 2600 € bruts (une fois la période d’essai achevée).
• Prime de cooptation de 300 € bruts.
• Prime d’intéressement.
• Forfait « mobilités durables» pour le vélo, covoiturage.
• Rémunération déterminée en fonction de l’expérience en application de la convention collective de la FEHAP (CCN 51).