Office Assistant à Canada

Position Description

We are looking for an accomplished and polished Executive Assistant to provide critical administrative and operational support to Vice-Presidents and senior leadership within the Business Unit. This is a high-impact role ideal for someone who brings sound judgment, professionalism, and a proactive mindset to their work. The successful candidate will be experienced in managing shifting priorities in a dynamic environment, comfortable interacting with senior stakeholders and clients, and skilled at anticipating needs to help leaders stay focused and organized. Strong communication, a collaborative spirit, and the ability to build trusted relationships are key to succeeding in this role.

Your future duties and responsibilities

Executive Support

• Serve as the primary liaison between executives and internal/external stakeholders, including clients, media, and the public - always maintaining professional and diplomatic communication.
• Provide confidential administrative support to senior leaders in the business unit, ensuring seamless coordination across internal and external engagements.
• Manage complex and dynamic calendars, proactively scheduling and adjusting internal meetings, external events, and priority activities.
• Coordinate and book travel arrangements and accommodations, ensuring all logistics are handled in compliance with company policies.
• Monitor, triage, and respond to incoming communications, requests, and invitations with discretion, ensuring appropriate prioritization and timely follow-up.
• Prepare high-quality executive documentation such as memos, presentations, reports, and correspondence, ensuring accuracy and alignment with organizational standards.
• Maintain administrative procedures, including business mail, expense reports, travel documentation, authorizations, and approvals in line with corporate policies.
• Accurately prepare and process financial documentation, including purchase orders and expense reports, in a timely manner.
• Be available to travel locally within the GTA (for Markham-based role) to support client meetings, site visits, and in-person events as needed.
  
  

Leadership & Team Enablement

• Support the organization of leadership offsites, client events, CSR initiatives, and other high-impact activities
• Assist with the preparation of multi-media presentation material, collateral and theme strategies using MS PowerPoint, MS Word and MS Excel
• Liaise with vendors, partners, and clients professionally and confidently on behalf of senior executives
• Participate in special project assignments on an as-required basis
• Maintain high standards of professionalism and confidentiality in all interactions
  
  

Project & Event Coordination

• Assist in preparing multimedia presentations, briefing materials, and strategic documentation
• Contribute to planning and execution of executive team meetings, business reviews, and stakeholder engagements
• Track deadlines, deliverables, and milestones across multiple concurrent initiatives
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Minimum 5 years senior executive-level administrative support experience in a large professional organization
• Proven ability to work in a dynamic environment, adapt quickly, and handle shifting priorities with composure
• Superior written and verbal communication skills; French proficiency is a strong asset
• High degree of tact and sound judgment
• Resourceful with a strong sense of ownership, reliability, and commitment to quality
• Strong interpersonal presence with the ability to represent executives both internally and externally
  
  

Technical Skills

• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Experience with calendar and travel management, presentation development, and event planning
• Familiarity with SharePoint and corporate tools such as eProcurement and CRM systems is an asset
  
  

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…

You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.

Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.

You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.

At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.

To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries.

Come join our team—one of the largest IT and business consulting services firms in the world.

Assistant(e) Exécutif(ve)

Job Description

Vous fournirez un soutien administratif de haut niveau.Vous gérerez des calendriers complexes, préparerez des communications destinées à la direction, coordonnerez des réunions et faciliterez la gestion courante du service informatique mondial. Vous tirerez parti de votre grand sens de l’organisation, de votre attitude proactive et de votre capacité à gérer avec discrétion des renseignements confidentiels et urgents.

Your future duties and responsibilities

• Gérer des calendriers complexes et dynamiques, planifier et ajuster de manière proactive les réunions internes, les événements externes et les activités prioritaires.
• Fournir un soutien administratif confidentiel aux cadres supérieurs de l'unité commerciale, en assurant une coordination fluide entre les engagements internes et externes.
• Coordonner et réserver les déplacements et les hébergements, en veillant à ce que toute la logistique soit gérée conformément aux politiques de l'entreprise.
• Surveiller, trier et répondre aux communications, demandes et invitations entrantes avec discrétion, en veillant à établir les priorités appropriées et à assurer un suivi en temps opportun.
• Servir de liaison principale entre les cadres et les parties prenantes internes/externes, y compris les clients, les médias et le public, en maintenant toujours une communication professionnelle et diplomatique.
• Préparer des documents de haute qualité pour les cadres, tels que des mémos, des présentations, des rapports et de la correspondance, en veillant à leur exactitude et à leur conformité avec les normes organisationnelles.
• Maintenir les procédures administratives, y compris le courrier professionnel, les notes de frais, les documents de voyage, les autorisations et les approbations, conformément aux politiques de l'entreprise.
• Préparer et traiter avec précision et en temps opportun les documents financiers, y compris les bons de commande et les notes de frais.
  
  

Leadership :

• Soutenir l'organisation de séminaires de direction, d'événements clients, d'initiatives RSE et d'autres activités à fort impact
• Aider à la préparation de supports de présentation multimédia, de documents connexes et de stratégies thématiques à l'aide de MS PowerPoint, MS Word et MS Excel
• Assurer la liaison avec les fournisseurs, les partenaires et les clients de manière professionnelle et confiante au nom des cadres supérieurs
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins
• Maintenir un niveau élevé de professionnalisme et de confidentialité dans toutes les interactions
  
  

Coordination de projets et d'événements

• Aider à la préparation de présentations multimédias, de documents d'information et de documentation stratégique
• Contribuer à la planification et à l'exécution des réunions de l'équipe de direction, des revues d'activité et des engagements avec les parties prenantes
• Suivre les échéances, les livrables et les étapes clés de plusieurs initiatives simultanées
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Minimum de 5 ans d'expérience en soutien administratif au niveau exécutif senior dans une grande organisation professionnelle
• Capacité prouvée à travailler dans un environnement dynamique, à s'adapter rapidement et à gérer des priorités changeantes avec sang-froid
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ; la maîtrise du français est un atout majeur
• Un haut degré de tact et de bon jugement
• Ingénieux avec un fort sens de la responsabilité, de la fiabilité et de l'engagement envers la qualité
• Forte présence interpersonnelle avec la capacité de représenter les dirigeants à la fois en interne et en externe
  
  

Compétences techniques

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Expérience dans la gestion d'agendas et de déplacements, l'élaboration de présentations et la planification d'événements
• La connaissance de SharePoint et des outils d'entreprise tels que les systèmes d'approvisionnement électronique et de gestion de la relation client (CRM) est un atout
  
  

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.

Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.

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