Directeur Administratif - Office Manager

Alsco; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise spécialisée en services administratifs recherche un Directeur administratif. Ce poste à temps plein est chargé de superviser les opérations de bureau et d'assurer la conformité avec les principes comptables. Le candidat doit posséder d'excellentes compétences en communication, une expérience d’au moins trois ans, et être capable de gérer une équipe. Une place d’évolution vers un autre rôle est envisageable après 6 mois.

Qualifications

• Minimum de trois ans d’expérience dans un grand bureau.
• Une expérience en supervision préalable est préférable mais non obligatoire.
• Détient un permis de conduire valide.

Responsibilities

• Organise et supervise le personnel de bureau et les fonctions.
• Calcule les commissions et supervise les fonctions RH.
• Prépare les analyses financières et les prévisions.

Skills

Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en anglais

Gestion du temps

Compréhension des principes comptables

Utilisation et dépannage d'équipement de bureau

Education

Degré d’associé en affaires

Job description

Directeur administratif

Classification: Exempté

Résumé des fonctions:

Le directeur de administratif relève du directeur général et il est responsable de s’assurer que toutes les fonctions de première ligne sont exécutées de manière productive, proactive et professionnelle. Tout le personnel de bureau relève du directeur administratif. Il s'agit d'un contrat temporaire à temps plein de 6 mois, avec des possibilités d'évoluer vers un autre poste au sein de la succursale de Montréal une fois le contrat terminé.

Fonctions principales

• Organise et supervise tout le personnel et toutes les fonctions du bureau de la succursale, ayant la responsabilité générale du bureau.
• S’assure que le personnel de remplacement est en place pour effectuer les tâches de bureau, au besoin.
• Effectue des tâches comme les rapprochements, la vérification, les dépôts quotidiens, la tenue à jour des données de base sur les clients, le calcul des revenus quotidiens, tenir le journal quotidien de la succursale, la tenue des éléments de la succursale, les relevés bancaires, les rapports sur les immobilisations corporelles, les rapprochements de charges à payer, les rapports sur les biens et les taxes de vente.
• Calcule les commissions, traite la paie, supervise les fonctions des RH et se conforme aux lois fédérales et provinciales/de l’État.
• Prépare les analyses financières, les prévisions et les étapes de la clôture de fin de mois.

Fonctions additionnelles

• Sauvegarde informatiques quotidiennes, configuration du matériel, entretien régulier de l’ordinateur (avec l’aide du service informatique).
• Tient à jour et effectue une rotation selon les directives de l’entreprise en matière d’élimination, les documents en boîte et entreposés de l’entreprise (p. ex., dossiers de paie, dossiers des employés, dossiers bancaires, dossiers de commande, contre remboursements, dossiers de taxe de vente, etc.).

Compétences

• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en anglais, capacité à comprendre et à suivre les directives, ainsi que d’excellentes aptitudes pour la gestion du temps.
• Minimum de trois ans d’expérience dans un grand bureau. (De préférence en tant que commis comptable à charge complète ou poste similaire).
• Une expérience en supervision préalable est préférable, mais non obligatoire.
• Détient un permis de conduire valide et conserve un dossier de conduite exempt d’accidents, d’excès de vitesse, de sécurité ou d’autres infractions.
• Excellente compréhension des fonctions et des principes comptables. (Obtenus par une formation officielle, l’éducation ou une formation en milieu de travail).
• Bonne connaissance pratique de l’équipement de bureau, y compris des compétences en matière d’utilisation et de dépannage des ordinateurs, d’un bloc numérique, de l’équipement de reprographie et d’autres équipements de bureau.

Éducation

Degré d’associé en affaires ou une expérience similaire.

Activité physique reliée à l’emploi

Se tenir debout, marcher, s’asseoir, parler, écouter, parler, tirer, pousser, soulever occasionnellement des boîtes de 15lb maximum, déplacer ou soulever occasionnellement de l’équipement de bureau de 50lb maximum, conduire, classer, s’accroupir, bonne dextérité, utiliser de l’équipement de bureau.

Conditions environnementales typiques

Les exigences principales du poste seront exécutées à l’intérieur, dans un environnement de bureau typique (bureaux, classeurs, équipement de bureau).

Salle d’ordinateur séparée (les serveurs informatiques sont conservés dans une armoire verrouillée dans un environnement à température contrôlée).

Exigences relatives aux déplacements

À l’occasion, conduire jusqu’au bureau de poste, aux magasins de fournitures de bureau et aux centres de service à distance. Peut être appelé à assister aux réunions annuelles ou semestrielles du directeur de bureau.