puestos de Secretaire Administrative en Francia

Statut : Titulaire, CDI, CDD • Catégorie : B/C

• Poste à temps plein
• Horaires : 8h/16h – 8h30/16h30 – 9h/17h
• Repos fixe
• Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction des nécessités de service.

Lieu de travail : Site de CHTX - Interpole

Déplacements liés à la fonction : oui

Non

DRH

Cadres de pôle

Secrétaires des services

Médecins des services

DSI

• Soutien de frappe dans la saisie des comptes rendus pour permettre leur transmission dans les délais réglementaires (en dehors des comptes rendus identifiés urgents qui sont à la charge du secrétariat du service).
• Remplacement ponctuel en cas de nécessité de service sur les missions prioritaires et urgentes.

• Soutien de frappe dans les services
• Réaliser la frappe et la mise en forme des courriers médicaux en fonction des nécessités de services.
• Adapter sa pratique aux spécificités des services dans lesquels elle intervient (vocabulaire médical, procédures, formats).
• Maintenir la confidentialité et la rigueur dans le traitement de l’information médicale.
• Formation et accompagnement des nouveaux arrivants.
• Accueillir et accompagner les nouvelles secrétaires médicales en poste ou en stage.
• Assurer la prise en main du logiciel DX en cas de nécessité pour les nouvelles secrétaires.
• Transmettre les bonnes pratiques professionnelles (qualité de la frappe, gestion de la priorisation, organisation du travail) à l’intégration d’un nouvel agent dans l’équipe de soutien de frappe.
• Élaborer ou contribuer à la mise à jour de supports de formation et de fiches pratiques.
• Remplacement en cas d’absences non programmées (urgence).
• Intervenir en remplacement ponctuel dans les services en situation d'absence soudaine ou non programmée (arrêts maladie, congés imprévus).
• Assurer les missions essentielles et urgentes pour garantir la continuité du service : accueil physique et téléphonique des patients, frappe et transmission des comptes rendus prioritaires, planification de rendez‑vous si nécessaire, être réactive, mobile, et autonome dans la prise de poste rapide en environnement inconnu ou en tension.
• Fonction d’encadrement : non

Saisie des comptes rendus selon les nécessités des services.

• Les consignes de positionnement sont transmises par les CAP aux secrétaires de soutien de frappe (pas de sollicitations directes par un autre professionnel).
• Remplacements ponctuels sur les missions prioritaires et urgentes.
• En lien avec la qualité : déclaration des erreurs individuelles.

• Accompagner les patients atteints de maladies métaboliques : obésité et/ou diabète de type II.
• Identifier les facteurs psychologiques de prise pondérale.
• Orienter ou traiter par thérapie comportementale les troubles des conduites alimentaires sévères ainsi que les psycho‑traumatismes souvent liés à ces pathologies.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gestion et transmission à l’équipe médicale des demandes de prise en charge.
• Programmation des consultations et des hospitalisations de jour (diabète/obésité).
• Gestion du courrier interne et externe.
• Gestion des mails.
• Production, traitement et transmission des courriers (CR consultation, lettre de liaison).
• Tenue du dossier patient.
• Collaborer avec l’équipe Diapason 36 (ETP) et la clinique du Manoir en Berry.
• Missions spécifiques en lien avec la qualité : vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance, déclaration des erreurs individuelles.
• Autres missions spécifiques : bilan d’activité annuel, élaboration de divers supports utiles à l’équipe ainsi qu’aux professionnels de santé (plaquettes de présentation, questionnaires IDE/DIET, documents divers), gestion du matériel (reprographie, fournitures de bureau, …), organiser une réunion mensuelle avec l’équipe et le cadre, transmission à l’encadrement des modifications de planning de l’équipe, collaborer avec les agents du PAE (pré‑admissions).

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles.
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité.
• Gestion et coordination médico‑administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, événements…).
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation…).
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles.
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
• Tenue à jour du dossier patient.
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.

• RPS : charge mentale élevée, isolement, stress.
• Risques physiques et musculosquelettiques : TMS, fatigue visuelle, céphalées.
• Risques liés à l’environnement hospitalier : risques infectieux, risques liés aux bruits.
• Risques liés à l’ergonomie du poste : poste de travail inadapté, utilisation intensive du clavier et de la souris.
• Risques d’erreurs : erreurs de transcription, confidentialité et sécurité des données.

• Connaissance approfondie du vocabulaire médical.
• Connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits médicaux.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Règles de confidentialité et respect du secret médical.

• Capacité de frappe rapide et précise.
• Organisation et gestion des priorités.
• Capacité d’adaptation à des contextes et équipes variés.
• Aptitude à la transmission des savoirs.
• Gestion du stress et réactivité face à l’urgence.

• Autonomie, rigueur, sens du service.
• Capacité relationnelle et travail en équipe.
• Discrétion professionnelle.
• Esprit d’initiative et flexibilité.
• Sens de la pédagogie.

Diplôme requis : Bac pro secrétariat, titre de secrétaire médical ou équivalent.

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : expérience hospitalière souhaitée.

• Maitrise de la terminologie médicale.
• Très bonne vitesse de frappe et très bon niveau en orthographe.
• Sens de l’organisation et respect des délais.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels utilisés en vigueur sur l’établissement.
• Discrétion professionnelle et respect du secret médical.
• Disponibilité demandée pour les remplacements urgents.
• Polyvalence et adaptabilité.