Secrétaire médicale - Soutien frappe - Unité nutrition métabolisme - H/F

Centre Hospitalier de Châteauroux-Le Blanc; Châteauroux; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital régional à Châteauroux recherche un soutien de frappe pour la saisie et gestion des documents médicaux. Les candidats doivent avoir un Bac pro secrétariat ou titre de secrétaire médical et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Le rôle inclut la réception des patients et la coordination avec l'équipe médicale. Ce poste est à temps plein avec des horaires fixes et implique des déplacements. Un rôle clé dans la qualité du service médical est attendu.

Qualifications

• Diplôme requis en secrétariat ou équivalent.
• Expérience hospitalière souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la terminologie médicale.

Responsabilités

• Soutien de frappe dans la saisie des comptes rendus médicaux.
• Accueil physique et téléphonique des patients.
• Gestion des convocations et des dossiers patients.

Connaissances

Connaissance des outils bureautiques

Capacité de frappe rapide et précise

Connaissance approfondie du vocabulaire médical

Gestion du stress et réactivité face à l’urgence

Sens du service

Formation

Bac pro secrétariat ou titre de secrétaire médical

Description du poste

Le Poste

Statut : Titulaire, CDI, CDD • Catégorie : B/C

Organisation du Travail

• Poste à temps plein
• Horaires : 8h/16h – 8h30/16h30 – 9h/17h
• Repos fixe
• Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction des nécessités de service.

Lieu de travail : Site de CHTX - Interpole

Déplacements liés à la fonction : oui

Suppléance (le cas échéant)

Non

Relations Hiérarchiques

DRH

Cadres de pôle

Secrétaires des services

Médecins des services

DSI

Missions du Service – Support de frappe

• Soutien de frappe dans la saisie des comptes rendus pour permettre leur transmission dans les délais réglementaires (en dehors des comptes rendus identifiés urgents qui sont à la charge du secrétariat du service).
• Remplacement ponctuel en cas de nécessité de service sur les missions prioritaires et urgentes.

Missions spécifiques du poste – Support de frappe et formation

• Soutien de frappe dans les services
• Réaliser la frappe et la mise en forme des courriers médicaux en fonction des nécessités de services.
• Adapter sa pratique aux spécificités des services dans lesquels elle intervient (vocabulaire médical, procédures, formats).
• Maintenir la confidentialité et la rigueur dans le traitement de l’information médicale.
• Formation et accompagnement des nouveaux arrivants.
• Accueillir et accompagner les nouvelles secrétaires médicales en poste ou en stage.
• Assurer la prise en main du logiciel DX en cas de nécessité pour les nouvelles secrétaires.
• Transmettre les bonnes pratiques professionnelles (qualité de la frappe, gestion de la priorisation, organisation du travail) à l’intégration d’un nouvel agent dans l’équipe de soutien de frappe.
• Élaborer ou contribuer à la mise à jour de supports de formation et de fiches pratiques.
• Remplacement en cas d’absences non programmées (urgence).
• Intervenir en remplacement ponctuel dans les services en situation d'absence soudaine ou non programmée (arrêts maladie, congés imprévus).
• Assurer les missions essentielles et urgentes pour garantir la continuité du service : accueil physique et téléphonique des patients, frappe et transmission des comptes rendus prioritaires, planification de rendez‑vous si nécessaire, être réactive, mobile, et autonome dans la prise de poste rapide en environnement inconnu ou en tension.
• Fonction d’encadrement : non

Activité – Saisie de comptes rendus

Saisie des comptes rendus selon les nécessités des services.

• Les consignes de positionnement sont transmises par les CAP aux secrétaires de soutien de frappe (pas de sollicitations directes par un autre professionnel).
• Remplacements ponctuels sur les missions prioritaires et urgentes.
• En lien avec la qualité : déclaration des erreurs individuelles.

Missions du Service – Soins aux patients métaboliques

• Accompagner les patients atteints de maladies métaboliques : obésité et/ou diabète de type II.
• Identifier les facteurs psychologiques de prise pondérale.
• Orienter ou traiter par thérapie comportementale les troubles des conduites alimentaires sévères ainsi que les psycho‑traumatismes souvent liés à ces pathologies.

Missions spécifiques du poste – Gestion des patients et coordination médicale

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gestion et transmission à l’équipe médicale des demandes de prise en charge.
• Programmation des consultations et des hospitalisations de jour (diabète/obésité).
• Gestion du courrier interne et externe.
• Gestion des mails.
• Production, traitement et transmission des courriers (CR consultation, lettre de liaison).
• Tenue du dossier patient.
• Collaborer avec l’équipe Diapason 36 (ETP) et la clinique du Manoir en Berry.
• Missions spécifiques en lien avec la qualité : vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance, déclaration des erreurs individuelles.
• Autres missions spécifiques : bilan d’activité annuel, élaboration de divers supports utiles à l’équipe ainsi qu’aux professionnels de santé (plaquettes de présentation, questionnaires IDE/DIET, documents divers), gestion du matériel (reprographie, fournitures de bureau, …), organiser une réunion mensuelle avec l’équipe et le cadre, transmission à l’encadrement des modifications de planning de l’équipe, collaborer avec les agents du PAE (pré‑admissions).

Activités – Gestion administrative et coordination

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles.
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité.
• Gestion et coordination médico‑administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, événements…).
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation…).
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles.
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
• Tenue à jour du dossier patient.
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.

Risques professionnels

• RPS : charge mentale élevée, isolement, stress.
• Risques physiques et musculosquelettiques : TMS, fatigue visuelle, céphalées.
• Risques liés à l’environnement hospitalier : risques infectieux, risques liés aux bruits.
• Risques liés à l’ergonomie du poste : poste de travail inadapté, utilisation intensive du clavier et de la souris.
• Risques d’erreurs : erreurs de transcription, confidentialité et sécurité des données.

Profil Recherché – Savoirs

• Connaissance approfondie du vocabulaire médical.
• Connaissance du fonctionnement hospitalier et des circuits médicaux.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Règles de confidentialité et respect du secret médical.

Profil Recherché – Savoir‑faire

• Capacité de frappe rapide et précise.
• Organisation et gestion des priorités.
• Capacité d’adaptation à des contextes et équipes variés.
• Aptitude à la transmission des savoirs.
• Gestion du stress et réactivité face à l’urgence.

Profil Recherché – Savoir‑être

• Autonomie, rigueur, sens du service.
• Capacité relationnelle et travail en équipe.
• Discrétion professionnelle.
• Esprit d’initiative et flexibilité.
• Sens de la pédagogie.

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : Bac pro secrétariat, titre de secrétaire médical ou équivalent.

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : expérience hospitalière souhaitée.

Compétences attendues

• Maitrise de la terminologie médicale.
• Très bonne vitesse de frappe et très bon niveau en orthographe.
• Sens de l’organisation et respect des délais.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels utilisés en vigueur sur l’établissement.
• Discrétion professionnelle et respect du secret médical.
• Disponibilité demandée pour les remplacements urgents.
• Polyvalence et adaptabilité.