Assistant Administratif jobs in United States

Mission principale

Le gestionnaire administratif PEPR MIE F/H évolue au sein du Pôle AAP, sous la responsabilité de la responsable du Pôle et en étroite collaboration avec la chargée de mission PEPR MIE. L’agent exercera ses activités de manière transversale en lien avec les autres départements de l’agence, de l’Inserm et des partenaires extérieurs concernés.

Au sein du Pôle Appels à Projets dans le département Soutiens Structurants à la Recherche, le gestionnaire administratif PEPR MIE F/H a pour mission de prendre en charge les aspects administratifs du pilotage du PEPR MIE.

Activités principales

Suivi administratif général du PEPR MIE et activités du Pôle AAP:

• Gestion du courrier, accueil téléphonique, tenue des plannings.


• Organisation de réunions dans le cadre du PEPR MIE.


• Saisie, classement et préparation des commandes et pièces comptables.


• Accompagnement des interlocuteurs internes (agents lnserm, ANRS MIE) et externes (chercheurs, experts) dans leurs démarches.


• Classement et archivage des documents relatifs au PEPR MIE.


• Participation au suivi du PEPR MIE (suivi administratif des projets, activités, budget, indicateurs).

Aide administrative à la gestion des appels à projets:

• Suivi des dossiers soumis et alimentation de tableaux Excel et outils de suivi.


• Aide à la vérification des documents administratifs (attestations de dépôt, feuilles de signatures…).


• Organisation de réunions pour l’évaluation des dossiers (gestion d’agenda, organisation de visio-conférences, réservation de salle, commande de repas…).


• Gestion administrative et financière des experts scientifiques et de leurs déplacements (contact avec les experts, suivi des accords de confidentialité, DPI, commande de billets, hébergement, remboursement de frais) et rémunération d'expertises.


• Participation à la rédaction, mise en forme et diffusion des documents liés aux appels à projets (courriers, ordres du jour, compte-rendu de réunion).


• Participation à la rédaction et diffusion des procédures liées à la gestion administrative des appels à projets.


• Support ponctuel aux autres départements pour la gestion administrative de leurs comités d’évaluation.

Connaissances

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word (dont publipostage), PDF, Excel, messagerie) et Internet.


• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé.


• La connaissance des administrations publiques, de la recherche française et des outils tels que Safir et Access serait un plus.

Aptitudes

• Savoir travailler en équipe.


• Savoir gérer ses priorités.


• Gérer la confidentialité des informations.


• Rigueur, implication, polyvalence.


• Sens de l’organisation.


• Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails).


• Réactivité et esprit d’initiative.


• Capacités rédactionnelles, bonne orthographe.


• Force de proposition.

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience sur postes similaires appréciée

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en gestion administrative, ou autres diplômes