Assistante Direction-Jobs in Deutschland

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.
Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsque aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Description de l'emploi

Sous la direction du directeur général des services, l’agent assure le rôle d’assistant/te de Direction et agent référent « Marchés publics ».

Missions / conditions d'exercice

1. Assistant aux DGS et Président

• Aide permanente au chef de l'exécutif et au directeur général des services
• Préparation et suivi des réunions politiques : conseils communautaires, bureaux, exécutif :
• Rédaction des délibérations et arrêtés
• Rédaction des courriers, convocations
• Organisation logistique des rencontres (réservation salle, aspect matériel)
• Préparation et rédaction de divers documents administratifs

• Préparer et assurer la régularité juridique des dossiers de consultation des entreprises
• Se tenir à jour des évolutions juridiques en matière de marchés publics
• Recenser les besoins, planifier, préparer les dossiers de consultation des entreprises, co-rédiger les pièces des marchés, co-rédiger les rapports d'analyse des offres
• Conseiller les services sur la procédure / les montages possibles / proposition d’un règlement intérieur propre à la CC
• Être le référent de la plateforme de dématérialisation des marchés
• Aide à la gestion des événements en cours d'exécution des marchés :
• Préparer les avenants, résiliations, etc.
• Préparer et notifier les actes de sous-traitance et reconductions, révisions
• Assurer le suivi des pénalités, réfactions

• En lien avec le pôle ressource :
• Travaux de comptabilité (réalisation de titres, de mandats)
• Facturation (réalisation de la facturation aux usagers des différentes redevances collectées par la CC2VV)

• Remplacer l’agent d’accueil lors de ses absences

Profils recherchés

Compétences

• Connaissances théoriques et savoir-faire :
• Conseiller les élus et les supérieurs hiérarchiques, alerter sur les risques (techniques, juridiques)
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Connaître et appliquer les règles des marchés publics et des contrats
• Connaître et appliquer les règles du statut de la FPT
• Connaître et appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaître et appliquer les règles de la comptabilité publique
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil communautaire
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (internet, logiciels comptables, pack office)
• Maîtriser l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

• Savoir-être :
• Bâtir une relation de confiance avec les élus et les supérieurs hiérarchiques
• Être autonome
• Être rigoureux et organisé (gestion des priorités)
• Avoir l’esprit d’équipe et collaborer efficacement
• Veiller à la réactivité et à la qualité du service (accueil avec amabilité)
• Être force de proposition
• Respecter le devoir de réserve, secret professionnel
• Avoir le sens du service public