Agent Administratif H / F

Randstad; Grande-Synthe; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de travail temporaire recherche un agent administratif pour gérer des tâches variées, y compris l'accueil, la gestion des commandes de fournitures, et le suivi des dossiers du personnel. Le candidat idéal doit maîtriser le Pack Office et posséder d'excellentes compétences rédactionnelles. Ce poste est basé à Grande-Synthe, dans les Hauts-de-France.

Qualifications

• Maîtriser parfaitement le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
• Capacité à s'adapter rapidement aux outils de gestion internes.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion des dossiers du personnel et des contrats de nettoyage.
• Suivi des visites médicales et des pointages des employés.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Compétences rédactionnelles

Capacité d'adaptation aux outils de gestion

Description du poste

Nous recherchons pour le compte de notre client un agent administratif (H / F).

Administratif :

• Accueil physique et téléphonique
• Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement du courrier
• Rédiger et enregistrer les courriers
• Suivi et diffusion des informations internes (Notes de services, communications)
• Gestion de la communication : mise à jour du site internet, commande d'objets publicitaires
• Commande de fourniture de bureaux, vêtements de travail (chaussures, tee-shirts et suivi des coûts), fourniture diverses (drive, repas, timbres, enveloppes, cartes de visites, impressions, téléphones, cafetières)
• Gestion des véhicules (crédits baux, suivi technique, prise de RDV entretiens, pare-brise, carte Total, badge, véhicules de location)
• Gestion des assurances (suivi des sinistres, échéances, attestations, déclarations)
• Assurer les différents suivi administratif (parc informatique, téléphones portables, tableau d'absentéisme, collectes de déchets et ferrailles)
• Commandes et suivi des consommations de gaz
• Gestion des contrats de nettoyage

Gestion du personnel :

• Dossier du personnel (création et suivi, dossier mutuelle, prévoyance, attestations formations)
• Mise à jour de la liste nominative des salariés étrangers
• Recherche du personnel intérimaire, suivi des contrats, renouvellement, dossier du personnel, saisie et envoi des pointages, demande de formation, suivi des accueils sécurité
• Visites médicales (Prise de RDV, suivi des aptitudes, déclaration)
• Saisie des pointages bureaux et chantiers et vérification (Gestion des absences, maladies, arrêts de travail, )
• Gestion des accès atelier
• Suivre et gérer le plan de formation annuel sous la direction du responsable QSE (devis, planification, attestation)
• Gérer les autorisations patronales
• Etablissement des classeurs sécurité
• Suivi des stagiaires
• Gestion des titres restaurants
• Gestion de la prime de fin d'année

Compétences

Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Excellentes compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.

Capacité à utiliser et à s'adapter rapidement aux outils de gestion internes (ERP, CRM, outils collaboratifs).

Savoir-être (Qualités Personnelles)

• Organisation et rigueur : Capacité à gérer les priorités et à maintenir un suivi précis.
• Autonomie et proactivité : Être capable de prendre des initiatives et d'anticiper les besoins.
• Discrétion et confidentialité : Traiter les informations sensibles avec professionnalisme.
• Sens du service et excellent relationnel : Facilité à communiquer et à interagir avec différents interlocuteurs.
• Polyvalence et adaptabilité : Être à l'aise avec la diversité des tâches.