Assistante Direction jobs in United States

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Descriptif de l'emploi La Direction accompagnement social insertion et emploi (DASIE) met en œuvre les orientations
politiques en faveur de l’action sociale, de l’insertion, de l’emploi et du logement.

Poste
Direction générale adjointe : Solidarités (DGAS)
Direction : Accompagnement Social Insertion et
Emploi (DASIE)


Résidence du poste : PRIVAS

Filière (s) : Administrative
Catégorie (s) : B
Cadre(s) d’emploi : Rédacteur
Grade(s) cible du poste : Rédacteur
Grade(s) d’accès possible : Adjoint administratif

Poste à temps complet : oui
Quotité de travail : 100%
Télétravail : possible 1 jour par semaine + 12 jours sécables Missions / conditions d'exercice Définition synthétique du poste
L’assistant de direction (h/f) a la charge d’appuyer le Directeur et le Directeur adjoint dans la
gestion des missions de la Direction

Définition des activités
- Secrétariat :
* Travaux de secrétariat de la direction (accueil physique et téléphonique, traitement
élaboration et suivi du courrier, travaux de rédaction, classement et archivage papier
et numérique)
* Gestion du planning du directeur et du directeur adjoint (gestion des agendas,
planification réunions, prise de rendez-vous)
* Suivi du rétroplanning des instances ; appui à la rédaction des rapports et rédaction
des délibérations pour les instances départementales et saisie dans logiciels dédiés
* Participation à des réunions de la direction pour rédaction des comptes -rendus
- Logistique :
* Organisation des réunions de la DASIE (planification, invitation, ordre du jour et
compte rendu, logistique salle et équipement) et des évènements
* Gestion des fournitures
* Organisation, gestion des déplacements de la direction (saisie et suivi dans GFD,
réservations…)
- RH :
* Anticipation arrivée et départ des agents, accueil des arrivants dans la DASIE
(logistique, information, mise à jour des listings, ouverture des droits…), organisation
des immersions d’agents d’autres directions
* Suivi des absences et gestion des congés des membres de la DASIE
- Fonction ressources :
* Secrétariat des délibérations (impact financier)
* Instruction et suivi des demandes de subventions, conventions (aide à la rédaction,
suivi du circuit signature), notifications aux partenaires
* Appui à l’élaboration du rapport d’activité de la DASIE
* Référent sur les aspects communication de la Direction (lien avec la communication,
recensement des besoins, contributions aux actions de communication, rédaction
d’articles pour la direction)
* Mise à jour des informations et parution d’article sur intranet
* Veille documentaire et juridique
* Elaboration des statistiques et indicateurs de la Direction
* Suivi et octroi des accès aux outils informatiques en lien avec le périmètre de la DASIE
- Appui à la direction :
* en fonction des besoins et sur sollicitation avec arbitrage hiérarchique préalable Profils recherchés Savoir :

-Maitrise de l’outil informatique des outils bureautiques et base de
données ainsi que les logiciels métiers dédiés aux missions
-Connaissance de l’environnement de travail sur le champ de
l’insertion, l’action sociale et du logement
-Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et en
particulier des circuits administratifs
-Missions de secrétariat
-Notion de droit public



Savoir faire :

-Grande rigueur administrative
-Capacités rédactionnelles
-Organisation et méthode
-Capacité d’adaptation
-Travail en équipe et en transversalité



Savoir être :

-Discrétion
-Qualité d’écoute
-Diplomatie
-Rigueur
-Disponibilité
-Pédagogie

Agréments- habilitations – permis – diplômes souhaités :

Permis B - formation en secrétariat / BTS Assistant de direction