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ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) / OFFICE MANAGER
Résumé du poste
Une entreprise recherche un(e) Assistant(e) Manager à temps partiel pour assurer le bon fonctionnement de son bureau à Orsay. Le candidat idéal devrait avoir un Bac + 2 minimum, une expérience de 2 ans et des compétences en communication et en organisation. Les responsabilités incluent la gestion administrative, l'accueil des interlocuteurs, et la coordination avec divers services. Ce rôle exige une forte autonomie et une capacité à travailler dans un environnement dynamique.
Qualifications
- Bac + 2 minimum, BTS Assistant Manager ou diplôme équivalent.
- 2 années d'expérience.
- Anglais courant.
Responsabilités
- Gestion administrative du bureau commercial.
- Organisation des réunions internes et gestion des nouveaux salariés.
- Interface avec le service comptabilité et ressources humaines.
Connaissances
Formation
Ce poste, basé à Orsay (91), est à pourvoir enCDI à temps partiel (60%) et en présentiel.
Votre rôle sera de veiller au bon fonctionnement administratif du bureau commercial et à la coordination de la maintenance des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les prestataires, fournisseurs et le service IT.
Rattaché(e) au Directeur Général, vous aurez pour mission d’accomplir les tâches suivantes:
- Réception des appels téléphoniques
- Traitement du courrier entrant et sortant.
- Accueil des interlocuteurs de l’entreprise: client, visiteur, salarié…
- Organisation des réunions internes
- Accueil des nouveaux salariés. Gestion des process on-boarding et off-boarding.
- Gestion des absences, congés et RTT
- Gestion des Tickets Restaurant
- Gestion du parc Automobiles, des dossiers d’assurance et des contraventions
- Gestion des services généraux (entretien et maintenance des locaux, alarme sécurité, maintenance extincteurs, Apave…)
- Suivi et négociation des contrats de prestataires
- Gestion des achats (téléphonie, fournitures de bureau, matériel informatique…)
- Contrôle des factures
- Médecine du travail
- Formation – Interface avec les organismes de formation OPCO2i
- Gestion des déplacements professionnels
- Gestion des notes de frais
- Archivage
- Interface avec le Service Comptabilité et le Service Ressources Humaines - Elaboration et suivi des tableaux de bord, reportings, budget etc.
Votre profil :
- Bac + 2 minimum, BTS Assistant Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou diplôme équivalent.
- 2 années d’expérience
- Anglais courant.
- Très bon communicant(e) / être à l'écoute
- Organisé(e) et rigoureux(se)
- Polyvalent(e)
- Autonome
- Assertif(ve)
* Le salaire de référence se base sur les salaires cibles des leaders du marché dans leurs secteurs correspondants. Il vise à servir de guide pour aider les membres Premium à évaluer les postes vacants et contribuer aux négociations salariales. Le salaire de référence n’est pas fourni directement par l’entreprise et peut pourrait être beaucoup plus élevé ou plus bas.