Responsable Administratif à France

Rattaché au Responsable comptable ou au Directeur administratif et financier. Votre mission principale : l'Office Manager est chargé de la gestion administrative, logistique et financière du bureau. Il ou elle veille à ce que les opérations de l'entreprise se déroulent efficacement et que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans un environnement de travail optimal.

• Gestion administrative
  • Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant et sortant).
  • Planification des réunions et gestion des agendas des dirigeants.
  • Organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
  • Gestion des documents administratifs (archivage, classement, contrats, etc.).
  • Suivi des contrats de maintenance et gestion des relations avec les prestataires (nettoyage, IT, fournitures, etc.).
• Gestion des ressources humaines (support RH)
  • Aide à l'intégration des nouveaux employés (onboarding).
  • Suivi des congés et absences, gestion des notes de frais.
  • Contribution à l'organisation d'événements internes (séminaires, team building).
  • Participation à la gestion des formations et à l'application des procédures internes.
• Gestion des tâches comptables
  • Enregistrement des opérations comptables courantes (factures fournisseurs et clients, notes de frais, paiements, etc.).
  • Préparation et saisie des écritures comptables dans le logiciel de comptabilité.
  • Suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des règlements.
  • Gestion des rapprochements bancaires.
  • Archivage et classement des pièces comptables (factures, relevés bancaires, etc.).
• Suivi administratif et financier
  • Préparation des documents nécessaires à la réalisation des déclarations fiscales (TVA, URSSAF, etc.).
  • Suivi des encaissements et décaissements de l'entreprise.
  • Collaboration avec le service comptabilité pour les paiements et factures.
  • Gestion des relances clients pour les paiements en retard.
  • Mise à jour des documents administratifs liés aux opérations comptables (contrats, bons de commande, etc.).
• Gestion des achats
  • Commande et gestion des fournitures de bureau et des équipements.
  • Suivi des contrats avec les fournisseurs (renouvellement, négociation).
• Gestion des locaux
  • S'assurer du bon fonctionnement des locaux (réparations, entretien général).
  • Assurer la sécurité et la conformité des espaces de travail.
  • Gestion de l'agencement des bureaux et de l'équipement informatique.
• Support aux équipes
  • Assister les différentes équipes dans la réalisation de leurs tâches administratives.
  • Faciliter la communication interne en diffusant les informations importantes.

Type de contrat : CDI

Durée du travail : 39H/semaine — Travail en journée

Salaire : salaire brut mensuel entre 2 200,00 € et 2 600,00 € sur 12 mois. Complémentaire santé.

Déplacements : Jamais

• 3 ans d'expérience sur un poste similaire (Cette expérience est indispensable).
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents (Secrétariat assistanat ressources humaines - Gestion Administrative/RH). Cette formation est indispensable.

• Accueillir, orienter, renseigner un public (Cette compétence est indispensable).
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité (Cette compétence est indispensable).
• Assurer un accueil téléphonique (Cette compétence est indispensable).
• Gestion administrative du courrier (Cette compétence est indispensable).
• Modalités d'accueil (Cette compétence est indispensable).
• Normes rédactionnelles (Cette compétence est indispensable).
• Organiser des déplacements professionnels (Cette compétence est indispensable).
• Utiliser les outils numériques (Cette compétence est indispensable).
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Droit du travail
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Méthode de classement et d'archivage
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques

6 à 9 salariés

DEFIS TECH est une entreprise spécialisée dans l'achat, la vente, la location, de tous matériels de cuisine et produits connexes, et dans le service après-vente, l'installation, l'entretien et la réparation de tous matériels de cuisine et produits connexes, la climatisation, installation électrique...