Responsable Administratif jobs in France

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice générale de services de l’UPEC et l’autorité fonctionnelle du doyen de la Faculté de Droit, le(la) responsable administratif(tive) participe à l’encadrement et à la gestion des équipes administrative et technique placées sous son autorité en vue d’assurer le bon fonctionnement des services de la composante.

Le(la) responsable administratif(tive) organise l’administration de la composante afin qu’elle soutienne au mieux l’action stratégique de la composante en matière de formation et de recherche.

A cet effet,

-Il(elle) conduit au sein de la composante la mise en œuvre de l’action de l’administration en conformité avec les principes d’action réglementaires ou établis par les différents conseils de l’établissement et de la composante;

Il(elle) accompagne le doyen dans la mise en œuvre du projet d’établissement;

Il(elle) facilite l’action du doyen, de l’équipe de direction de la composante et d’une manière générale de tous ses personnels et usagers en mobilisant les services de la composante.

Activités essentielles :

-Destinataire des informations émanant des conseils, Il(elle) prépare avec le doyen la mise en œuvre opérationnelle des décisions et la coordination, au sein de la composante, de l’action des administratifs et des enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs;

-Il(elle) éclaire l’action du doyen et des différents responsables par une capitalisation de l’information utile et une structuration de cette information de manière à aider à la préparation des conseils et des décisions;

-Il(elle) coordonne sous l’autorité du doyen le secrétariat des conseils de composante;

-Il(elle) appuie son action sur une amélioration continue du service à l’usager: Il est responsable de l’action de ses services vis-à-vis de leurs usagers (étudiants, stagiaires, personnels);

-Il(elle) est vigilant quant à l’efficacité des procédures et quant à leur mise en œuvre et en informe le doyen et son équipe de direction;

-Il(elle) assure l’encadrement opérationnel et la direction transversale de l’équipe administrative de la composante; responsable des personnels administratifs et techniques de la composante, il règle les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs,

-Il(elle) anime cette équipe de manière à être en mesure d’assurer le suivi des actes essentiels de gestion et d’appui à la formation de l’étudiant et à la recherche; il est interlocuteur des services centraux et garant du respect du calendrier de gestion au sein de la composante;

-Il(elle) interagit avec les directions fonctionnelles de manière à assurer l’encadrement de ses services en cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement;

-Il(elle) alerte la direction de la composante et les directions fonctionnelles des difficultés de gestion.

Champs de responsabilité du responsable administratif de composante:

-Organisation des campagnes d’habilitation des formations et de la mise en œuvre de l’année universitaire avec les responsables de formation (en lien avec le Service des Inscriptions et de l’Organisation des Etudes)

-Organisation administrative et matérielle des actions destinées à favoriser la réussite des étudiants et l’insertion professionnelle des diplômés de la composante (en lien avec le Scuio-Baip, le Service Culture et Vie de l’Etudiant et Médiatice)

-Soutien au développement et gestion de la formation continue et de l’apprentissage et des relations partenariales liées (en lien avec le service en charge de la formation continue, la direction des services financiers et l’agence comptable)

-Communication sur les actions de recherche et de formation de la composante (en lien avec direction de la recherche, la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante, et le service de communication).

-Mise en œuvre des actions de développement de la mobilité internationale et de l’apprentissage des langues (en lien avec le service de la mobilité internationale et des langues)

-Programmation et contrôle de la mise en œuvre des moyens humains, financiers et matériels: participation notamment à la préparation du budget de l’UFR -y compris la recherche-, à son exécution, ainsi qu’à l’analyse des dépenses (en lien avec la direction des services financiers)

-Gestion des ressources humaines: suivi de la gestion des compétences, des emplois ainsi que de la masse salariale; vigilance et relais réactif face à des situations particulières des ressources enseignantes, de recherche ou administratives (en lien avec la Direction des Ressources Humaines)

-Gestion et allocation des locaux au service de l’activité (en lien avec la Direction du Patrimoine)

-Organisation au sein de la composante des élections locales ou d’établissement ou nationales, réunion des informations utiles (en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Générales)

-Développement de l’usage du système d’information et d’analyses de situation (en lien avec les directions de gestion, la Cellule d’Analyse et d’Aide au Pilotage et la Direction des Systèmes d’Information); le responsable administratif veille à la complétude et est garant de la qualité des données.

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie A (IGE) de formation niveau BAC+3/5.

Une connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et de la recherche est requise. Une expérience en encadrement d'équipe et/ou sur des fonctions similaires seraient appréciées.

Pour les titulaires, la rémunération est basée sur la grille indiciaire des IGE ou autre ; pour les contractuels, la fourchette nette mensuelle se situe entre 2000 et 2500 €uros.

Compétences requises:

-Savoir organiser et animer une structure et des équipes;

-Savoir rendre compte de l’action menée avec outils de dialogue et indicateurs de l’établissement à l’appui;

-Savoir construire une argumentation dans différents domaines et étayer des choix; s’exprimer rigoureusement à l’écrit et à l’oral en s’adaptant aux publics;

-Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode;

-Maîtriser l’environnement bureautique et informatique et être familier des outils appliqués à la gestion;

-Comprendre les enjeux de l’enseignement supérieur.

Environnement et contexte de travail :

Poste basé à Créteil (site André BOULE), 83-85 Avenue du Général de Gaulle.

Délégué.e de la DGS à l’UFR, il(elle) est rattaché.e au doyen avec lequel il fait un point régulier de suivi de l’action administrative au sein de l’UFR

Le(la) responsable administratif(tive) pour l’exercice de ses fonctions travaille en étroite collaboration avec:

-Les directions des services communs de l’UPEC (DEVE, DR, DRH, Finances, Patrimoine, DSI, SCD, …).

-Les laboratoires de recherche rattachés.

-Les lycées, entreprises et autres partenaires de la composante et de l’UPEC.