Assistante De Direction jobs in France

Description

Au sein du secrétariat général, l’agent assure la bonne gestion des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations). Il assure en particulier le secrétariat de l’assemblée délibérante par un suivi rigoureux des procédures administratives applicables à la bonne tenue des réunions du conseil municipal. Il

Il participe également, en liaison avec le cabinet, au secrétariat du Maire et des adjoints, garantissant la bonne gestion des agendas, l’organisation des réunions, ainsi que la liaison avec les services municipaux et les administrés. Il veille à la confidentialité des échanges.

Missions principales :

Secrétariat de l’assemblée délibérante

• Centralisation des délibérations et décisions du Maire


• Préparation des convocations et envoi des documents aux élus


• Assistance lors des séances du Conseil municipal et rédaction des comptes rendus


• Transmission et suivi des délibérations auprès des services compétents

Gestion administrative et rédaction

• Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et actes administratifs


• Classement, publicité et conservation des actes administratifs


• Veille au respect des délais et procédures

Gestion des agendas de l’équipe municipale

• Planification et suivi des rendez-vous des adjoints au Maire


• Priorisation des sollicitations et rappels des échéances importantes


• Coordination avec les services municipaux et partenaires externes

Organisation des rendez-vous et réunions

• Planification et convocation des participants


• Préparation des dossiers et supports nécessaires


• Rédaction des comptes rendus et suivi des décisions prises

Veille au respect des procédures et du protocole municipal

Accueil et relation avec le public

• Accueil physique et téléphonique des administrés


• Renseignement sur les démarches administratives et réorientation vers les services compétents

Gestion et filtrage des appels et courriers électroniques

Poste à pourvoir dès que possible.

Profil recherché

Compétences requises:

Savoirs (connaissances) :

• Fonctionnement de l’assemblée délibérante


• Cadre juridique applicable aux actes administratifs


• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, logiciels métiers)


• Règles administratives et protocole institutionnel


• Orthographe et expression écrite et orale irréprochables

Savoir-faire (compétences techniques) :

• Rédaction, publicité et conservation des actes administratifs


• Convocation et organisation des réunions du conseil municipal


• Rédaction et prise de notes


• Techniques de secrétariat et de gestion documentaire
  
  

Savoir-être (compétences relationnelles) :

• Discrétion et respect de la confidentialité


• Diplomatie et sens du service public


• Rigueur et réactivité


• Esprit d’équipe et capacité d’adaptation

Contraintes et spécificités du poste

• Temps de travail : Temps complet


• Variations des horaires : Oui (selon l’agenda du Maire et des adjoints)


• Horaires atypiques réguliers : Oui (soirées pour les conseils municipaux, événements)


• Travail de nuit : Non


• Astreintes : Oui


• Mobilité : Oui (ponctuellement, sur la commune)


• Congés spécifiques : Oui (en fonction du calendrier des conseils municipaux)


• Accueil du public : Oui

Moyens mis à disposition

• Poste informatique avec accès aux logiciels spécifiques


• Téléphone professionnel

Diplômes et qualifications recommandés

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent


• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale