Assistant Administratif jobs in France

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Gestionnaire administratif·ve et pédagogique de formations au département MMI – F / H

Poste de catégorie B rattaché au département Métiers du Multimédia et de l’Internet au sein d’une équipe dynamique composée d’une Coordinatrice Administrative de Pôle Pédagogique-CAPP et de deux gestionnaires administratif·ves et pédagogique FI / FA.

Nous recherchons une personne organisée, autonome et réactive, qui souhaite jouer un rôle concret et valorisant dans le bon fonctionnement d’une formation universitaire. Ce poste vous place au centre de la vie d’un département universitaire : véritable repère pour les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous gérez les aspects pédagogiques et administratifs essentiels au bon fonctionnement des formations.

Vos missions principales :

• Accueil et information
• Accueillir et renseigner les étudiants, enseignants et intervenants extérieurs.
• Assurer la circulation de l’information (mailings, affichage, communications internes).
• Participer à des événements du département (journées portes ouvertes, salons, forums…).
• Gestion pédagogique des formations
• Participer aux campagnes de recrutement : configuration des outils, suivi des dossiers.
• Gérer les inscriptions pédagogiques et administratives des étudiants.
• Assurer le suivi de l’assiduité selon chaque statut (initiale ou alternance).
• Organiser et suivre les stages, projets, examens, mémoires et soutenances en lien avec les responsables de formation.
• Préparer les jury, commissions, soutenances et actes associés.
• Mettre à jour les supports pédagogiques (livrets d’accueil, guides des stages, bases de données).
• Participer aux enquêtes internes et évaluations des enseignements.
• Support aux enseignants
• Modifier les emplois du temps en lien avec les contraintes du département.
• Assister les enseignants et participer au paramétrage des outils pédagogiques numériques (Hyperplanning, Teams, Moodle).
• Vérifier et mettre à jour les maquettes pédagogiques (structure des enseignements, crédits ECTS, etc.).
• Organiser les réunions et les consultations du département, en assurer les comptes rendus.
• Participer aux commissions du département, conseils de perfectionnement et réunions CFA
• Gestion administrative
• Contribuer au suivi administratif des vacataires (accueil, déclaration des heures d’enseignement, émargements).
• Participer à la gestion logistique du département : commandes, fournitures, devis, réception de matériel et suivi des matériels du département (prêts d’ordinateurs, etc.).
• Contribuer à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage.

Outils utilisés :

• Pack Office (Word, Excel), messagerie et environnement Web
• Applications de gestion pédagogique : Apogée / Pégase, Hyperplanning, eCandidat, Parcoursup, Esupstage
• Plateformes numériques : Teams, Moodle

Formations prévues en prise de poste si nécessaire)

Localisation du poste

Université Sorbonne Paris Nord – IUT de Bobigny

1 rue de Chablis - 93 000 BOBIGNY

Pour candidater

Pour candidater, merci d’adresser votre CV accompagné impérativement d’une lettre de motivation via le lien suivant :

https://jobaffinity.fr/apply/isw8yshqde4voj8x19

Attendus du poste :

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Capacité à comprendre et appliquer les règles administratives.
• Aisance rédactionnelle et qualité d’expression écrite et orale.
• Connaissance (ou capacité à apprendre) les cadres réglementaires de l’enseignement supérieur public.

Savoir-faire

• Gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les délais.
• Savoir rechercher, transmettre, organiser et classer l’information.
• Travailler à la fois en autonomie et en équipe.
• Faire preuve de réactivité face aux imprévus.

Savoir-être

• Sens de l’organisation et de la fiabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Goût pour le contact, l’accueil et la communication.
• Esprit d’initiative, adaptabilité et envie d’apprendre.