ASSISTANT DE DIRECTION (F / H)

Département de l'Essonne; Évry; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) assistant(e) en ressources humaines à Évry pour soutenir la direction dans l'organisation et la gestion administrative. Les candidats doivent avoir un BTS assistant manager et idéalement une expérience en collectivité. Le poste nécessite d'excellentes compétences en secrétariat et communication, ainsi que l'utilisation de logiciels informatiques. Le contrat est à pourvoir à partir du 1er juin 2024.

Prestations

50 jours de congés

Restaurant d'entreprise

Accès facilité à la formation

Qualifications

• Formation de type BTS assistant manager.
• Expérience en collectivité territoriale appréciée.
• Reconnu(e) pour votre rigueur et discrétion.

Responsabilités

• Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements de la directrice.
• Organiser la logistique de la direction.
• Suivre les projets et activités de la direction.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Communication écrite

Communication orale

Gestion du stress

Utilisation de logiciels (Word, Excel)

Formation

BTS assistant manager

Description du poste

Vos missions

Rattaché(e) à la Directrice des Ressources humaines, vous lui apportez un soutien permanent en termes d organisation professionnelle, de gestion, de communication, d information, d accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, vous êtes amené(e) à assurer :

• L’organisation de la vie professionnelle de la directrice (agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation des déplacements, alimentation des tableaux de suivi d activité)
• L’organisation de la logistique (logistique de la direction)
• Le relais ressources humaines (organisation de plannings des présences / absences, référente sur le logiciel de gestion du temps GTA)
• La réalisation et mise en forme de travaux de secrétariat (prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers)
• Suivi des projets et activités de la direction (intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, création et suivi des tableaux de bord, relais de communication et informations, vérification des parapheurs)
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseignements des interlocuteurs, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et courriers informatiques)
• Organisation et planification des réunions (préparation de réunions, rédaction des ordres du jour en concertation …)

Votre profil

Issu(e) d’une formation de type BTS assistant manager, vous possédez idéalement une expérience similaire acquise en collectivité territoriale.

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, d accueil physique et téléphonique, de communication écrite (prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus, très bon orthographe exigé) et orale (accueil, d information, entretien...).

Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction de l’interlocuteur.

Vous gérez les contraintes de tension (situation d urgence, forte tension, stress ...).

Vous faites preuve d initiative, de rigueur et de discrétion.

Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie …).

Vous connaissez idéalement l organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services Départementaux ainsi que les instances, circuits et processus de décisions de la collectivité.

Autres informations

Poste basé à Evry à pourvoir à compter du 1er juin 2024 sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux par voie statutaire ou contractuelle

39h hebdomadaires, 50 jours de congés (27 congés annuels et 23 RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles + NBI pour les postes y ouvrant droit + CNAS + association du personnel + participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance + participation à hauteur de 75 % du titre de transport + restaurant d’entreprise + accès facilité à la formation + CET monétisable

Conditions particulières