Jobs at Correos in Spain

Compañía internacional en crecimiento, dedicada a desarrollos tecnológicos, selecciona para sus oficinas ubicadas en el Vallés Occidental:

En dependencia del DRH, el candidato/a se responsabilizará de realizar las tareas inherentes a la recepción, asegurar el buen funcionamiento de las oficinas, gestionar las incidencias y a los proveedores de los gastos de estructura, gestionar viajes, reservas y apoyo a la organización de eventos.

Funciones principales:

• Atender visitas, atención telefónica, gestión de paquetería y de correos.
• Garantizar el funcionamiento óptimo de la estructura de las oficinas, mejorar los flujos operativos y organizar la distribución de la oficina.
• Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, aplicar políticas y procedimientos y medir los resultados con respecto a las normas.
• Gestionar el presupuesto de gastos generales y administrativos de la oficina y garantizar la presentación de informes precisos y puntuales.
• Mantener el buen estado y funcionamiento de la oficina, organizar las reparaciones necesarias y aplicar medidas preventivas ante posibles incidencias.
• Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de suministros y servicios de la oficina, proveedores de arrendamientos y seguros de la oficina, proveedores de servicios de gestión de instalaciones, incluidos los de limpieza, catering y servicios de seguridad.
• Ser la persona de contacto para las tareas de gestión de la oficina, coordinando recursos internos y externos: mantenimiento, suministros, equipos, logística de oficina, envíos, mensajería, paquetería, papelería. Mantener las relaciones con los proveedores, gestionar las compras, pedidos, supervisar el servicio, las facturas y asegurar su abono. Y resolver cualquier incidencia dentro de este ámbito.
• Coordinar con el departamento de IT las necesidades de los equipos de oficina.
• Colaborar con RRHH para actualizar y mantener las políticas de la oficina y en solicitudes ad hoc.
• Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados asegurando que a su incorporación cuenten con todos los equipos y materiales necesarios.
• Dar apoyo al equipo sobre consultas del funcionamiento de la oficina, en la realización de reservas y organización de viajes, programación de reuniones, citas.
• Dar apoyo en la organización de eventos como fiestas, celebraciones y conferencias.

Licenciado, diplomado o grado superior en ADE, administración, finanzas o similar, el candidato/a aportará un mínimo de dos años de experiencia como Office Manager realizando funciones similares a las requeridas en el puesto.

Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular). Familiarizado con el uso de herramientas de programación de correo electrónico, programas de reserva de viajes y programas de gestión de gastos.

Contará con un nivel medio alto de inglés.