OFFICE MANAGER / GESTOR DE OPERACIONES DE LA OFICINA

DEZELS CONSULTING SL; Barcelona; Presencial; EUR 50.000 - 70.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una compañía internacional en crecimiento busca un Office Manager proactivo y organizado para unirse a su equipo en el Vallés Occidental. En este papel, serás responsable de asegurar el buen funcionamiento de las oficinas, gestionar proveedores y gastos, y coordinar eventos. Se requiere un mínimo de dos años de experiencia en funciones similares, así como un dominio de MS Office y un nivel medio alto de inglés. Si te apasiona la organización y la gestión de oficinas, esta es una oportunidad emocionante para contribuir al éxito de un equipo dinámico en un entorno de trabajo colaborativo.

Formación

• Mínimo de dos años de experiencia como Office Manager en funciones similares.
• Dominio de MS Office, especialmente Excel y Outlook.

Responsabilidades

• Gestionar el funcionamiento óptimo de la oficina y las relaciones con proveedores.
• Organizar operaciones, procedimientos y eventos dentro de la oficina.

Conocimientos

Gestión de oficinas

Comunicación efectiva

Resolución de problemas

Organización de eventos

Negociación con proveedores

Educación

Licenciado en ADE

Diplomado en administración

Grado superior en finanzas

Herramientas

MS Office

Programas de gestión de gastos

Herramientas de programación de correo electrónico

Programas de reserva de viajes

Descripción del empleo

Compañía internacional en crecimiento, dedicada a desarrollos tecnológicos, selecciona para sus oficinas ubicadas en el Vallés Occidental:

En dependencia del DRH, el candidato/a se responsabilizará de realizar las tareas inherentes a la recepción, asegurar el buen funcionamiento de las oficinas, gestionar las incidencias y a los proveedores de los gastos de estructura, gestionar viajes, reservas y apoyo a la organización de eventos.

Funciones principales:

• Atender visitas, atención telefónica, gestión de paquetería y de correos.
• Garantizar el funcionamiento óptimo de la estructura de las oficinas, mejorar los flujos operativos y organizar la distribución de la oficina.
• Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, aplicar políticas y procedimientos y medir los resultados con respecto a las normas.
• Gestionar el presupuesto de gastos generales y administrativos de la oficina y garantizar la presentación de informes precisos y puntuales.
• Mantener el buen estado y funcionamiento de la oficina, organizar las reparaciones necesarias y aplicar medidas preventivas ante posibles incidencias.
• Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de suministros y servicios de la oficina, proveedores de arrendamientos y seguros de la oficina, proveedores de servicios de gestión de instalaciones, incluidos los de limpieza, catering y servicios de seguridad.
• Ser la persona de contacto para las tareas de gestión de la oficina, coordinando recursos internos y externos: mantenimiento, suministros, equipos, logística de oficina, envíos, mensajería, paquetería, papelería. Mantener las relaciones con los proveedores, gestionar las compras, pedidos, supervisar el servicio, las facturas y asegurar su abono. Y resolver cualquier incidencia dentro de este ámbito.
• Coordinar con el departamento de IT las necesidades de los equipos de oficina.
• Colaborar con RRHH para actualizar y mantener las políticas de la oficina y en solicitudes ad hoc.
• Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados asegurando que a su incorporación cuenten con todos los equipos y materiales necesarios.
• Dar apoyo al equipo sobre consultas del funcionamiento de la oficina, en la realización de reservas y organización de viajes, programación de reuniones, citas.
• Dar apoyo en la organización de eventos como fiestas, celebraciones y conferencias.

Licenciado, diplomado o grado superior en ADE, administración, finanzas o similar, el candidato/a aportará un mínimo de dos años de experiencia como Office Manager realizando funciones similares a las requeridas en el puesto.

Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular). Familiarizado con el uso de herramientas de programación de correo electrónico, programas de reserva de viajes y programas de gestión de gastos.

Contará con un nivel medio alto de inglés.