Secretaire De Direction à United States

Rattaché hiérarchiquement au directeur du SAMNA : vous executez les travaux de classement, de documentation, de bureautique, de saisie informatique et des tâches administratives courantes.

Vos missions principales sont :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;

- Gérer le courrier entrant et sortant ;

- Effectuer la frappe et la mise en forme des courriers pour signature ;

- Saisir, traiter et mettre en forme des documents professionnels ;

- Organiser et préparer des réunions (convocation, réservation de salle, préparation des dossiers…) ;

- Assurer le classement et l’archivage des documents internes ;

- Saisir des données liées à l'activité ;

- Tenir à jour les dossiers des usagers et le registre des matricules (papier et numérique) ;

- Relever les fiches de passage dans les appartements afin d’établir des statistiques.

Description du poste et Missions

Service :

SAMNA Jeanne Merle d'Aubigné Haguenau

Missions :

Rattaché hiérarchiquement au directeur du SAMNA : vous executez les travaux de classement, de documentation, de bureautique, de saisie informatique et des tâches administratives courantes.

Vos missions principales sont :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;

- Gérer le courrier entrant et sortant ;

- Effectuer la frappe et la mise en forme des courriers pour signature ;

- Saisir, traiter et mettre en forme des documents professionnels ;

- Organiser et préparer des réunions (convocation, réservation de salle, préparation des dossiers…) ;

- Assurer le classement et l’archivage des documents internes ;

- Saisir des données liées à l'activité ;

- Tenir à jour les dossiers des usagers et le registre des matricules (papier et numérique) ;

- Relever les fiches de passage dans les appartements afin d’établir des statistiques.

Vous êtes titulaire d'un Bac ou Bac + en gestion administrative. Un diplôme spécialisé dans la gestion des administrations de structures sociales et médicosociales serait un plus

Vous avez une excellente maîtrise du discours écrit et oral.

Vous avez une bonne intégrité et confidentialité.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office) et avez une appétence pour les systèmes d’information.

Vous avez une bonne connaissance du domaine RH et du secteur social.

Vous avez un très bon niveau en orthographe et en grammaire.

Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement interne d’un établissement social.

Vous savez prioriser et transmettre les informations pertinentes écrites et/ou orales communicables en respectant le secret professionnel.

Vous rédigez et mettez en forme des notes, documents et/ou rapports.

Vous utilisez les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Vous savez travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau.

Vous avez une bonne technique de prise de notes et d'écriture rapide.

Vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur, un bel esprit de synthèse et une bonne capacité à être polyvalent.

Vous êtes résistant au stress : respect des délais, capacité à récupérer des données en temps voulu.

Vous savez vous informer et vous former pour faire évoluer vos pratiques.

Vous savez vous organiser en fonction de la charge de travail pour traiter l’information dans les délais attendus.

Vous savez identifier et alerter sur les urgences et les priorités.

Vous aimez le travail en équipe et travaillez en étroite collaboration avec le directeur adjoint d’établissement, le chef de service et le technicien supérieur.

Nous attendons avec impatience de recevoir vos candidatures et de travailler avec des professionnels talentueux et engagés pour renforcer notre équipe.

Nous vous proposons :

Poste en CDI à temps partiel (h / semaine)

Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du mars

jours de congés ( jours ouvrables de CP + jours ouvrés de congés trimestriels).

Les horaires de travail sont : Lundi, mardi, jeudi, de h à h et de h à h le vendredi

Lors de la prise de poste et pendant les premières semaines de doublure les horaires de travail seront les suivants : Lundi, mardi, jeudi, de h à h et de h à h le vendredi

Prise de poste à partir du /

Pourquoi nous rejoindre ?

Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation adaptée aux particularités et attentes du poste) à l’attention de Monsieur Fabien Frasson et Madame Caroline Antony.