Office Manager jobs in United States

Entrepreneuriat / Gestion / Logistique / Admin

? Qui sommes-nous ?

DataGen est le 1er podcast data et IA en France (classé Top 3 Podcasts Tech sur Apple Podcasts). Il permet de comprendre les stratégies data des plus belles boîtes (BlaBlaCar, Doctolib, BackMarket, Decathlon, Deezer, etc).

Et depuis 2024, DataGen c’est aussi un cabinet de conseil qui délivre des projets data et IA pour ses clients avec les meilleur(e)s freelances data du marché.

On compte parmi les clients une trentaine de belles boîtes telles que Doctolib, Printemps, Bpi, l’Ecole 42 et l’OCDE.

• 800 000€ de volume d’affaires en 2024 (à 4 employés)
• 30 000 écoutes par mois sur Spotify, Apple Podcasts et YouTube
• 25 000 abonnés sur LinkedIn

️ Pourquoi nous rejoindre ?

? Un projet entrepreneurial ambitieux et en forte croissance : notre CA a triplé en 2024.

? Une aventure unique aux côtés des fondateurs (1 ingénieur de l’INSA et 2 profils EDHEC : ex-Manager Data chez Critéo, ex-Manager Conseil Stratégie Data chez Artefact, ex-Directrice des Opérations en scale-up) dans un environnement exigeant et toujours bienveillant !

? Un stage en full remote ou auprès des fondateurs (basés entre Paris et Lisbonne)

? Un projet qui a du sens : on aide chaque mois +30 000 Français à se former, progresser et adopter les meilleures stratégies data et IA du marché !

Gestion administrative et comptable :

• Création, envoi et suivi des factures et devis
• Gestion des factures fournisseurs et transmission des éléments comptables chaque mois

Gestion d’agenda et coordination média :

• Organisation et suivi de l’agenda de Robin l’host du podcast et CEO de DataGen (préparation des épisodes de podcast, coordination des interviews)
• Envoi des trames et informations aux invités

Organisation et logistique :

• Organisation des on-sites et déplacements (avions, trains, location de salle, envoi micros…)
• Gestion des activités immobilières (planning, prestataires, check-in/check-out)

Support RH et recrutement :

• Rédaction et publication des offres de recrutement sur les plateformes
• Tri des candidatures et premier échange avec les candidats

Achats et gestion des services :

• Gestion des achats (bureaux, équipements, fournitures)
• Point de contact pour les prestataires administratifs et financiers

Ton objectif est d’accompagner la croissance du groupe DataGen et d’assurer la fluidité de notre organisation. Ce poste est clé dans notre équipe : tu es en charge de la gestion administrative, logistique et opérationnelle, avec une forte autonomie.

? Profil recherché

Étudiant(e) en Bac+3/4 avec une forte appétence pour le monde des médias et l’entrepreneuriat

• BTS/DUT en gestion, assistanat, comptabilité (BTS SAM, BTS Gestion de la PME, BUT GEA)
• Écoles spécialisées en gestion administrative, RH ou management (IGS, CIEFA, ESG, EFAP, ISG, ESAM, Sup des RH)
• Autodidactes bienvenus, tant que tu as une expérience concrète dans la gestion et l’organisation.

Aisance relationnelle, rigueur, esprit d’équipe, réactivité

Compétences techniques attendues

- 1 ou 2 premiers stages réalisés en tant qu’Office Manager, Assistant.e de Direction, ou dans un rôle administratif et organisationnel

- Excellente organisation, rigueur et autonomie

- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à s’adapter aux imprévus

- Bonne maîtrise des outils Notion, Excel, Google Workspace, Slack

- Français courant, anglais apprécié.

? Déroulement des entretiens

1/ Premier entretien en visio avec Flore-Anne (COO )

2/ Cas pratique (organisation d’un événement d’équipe)

3/ Deuxième entretien en visio avec Robin Conquet (CEO)