Office Manager - 12 months FTC

Theramex; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise pharmaceutique recherche un(e) Office Manager à Neuilly-sur-Seine. Vous serez responsable de coordonner les tâches administratives, gérer le parc automobile, suivre la comptabilité et assister la Direction dans divers aspects administratifs. Le candidat idéal possède un Bac + 2/3 en administration et 2 à 5 ans d'expérience. Des compétences excellentes en organisation et communication sont essentielles.

Qualifications

• 2 - 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste de gestion de bureau ou administrative.

Responsabilités

• Coordonner et superviser les tâches administratives de l’entreprise.
• Assurer les services généraux comme l'accueil et la gestion du courrier.
• Gérer le parc automobile, y compris la mise à disposition des véhicules.
• Suivre la comptabilité locale et gérer les fournisseurs.
• Accompagner la Direction dans leur gestion administrative.
• Coordonner des réunions et événements internes.

Connaissances

Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps

Compétences de communication écrites et orales

Aptitudes de résolution de problème

Maîtrise des produits Microsoft Office

Formation

Bac + 2/3 en administration commerciale ou équivalent

Description du poste

Objectif du poste

L’Office Manager coordonne et supervise les tâches administratives de l’entreprise et s'assure que les process et procédures sont conformes et respectés. Il agit dans le respect de la législation, de l’éthique et des process de Theramex en vigueur.

Principales responsabilités

Sans que cette liste soit exhaustive :

• Assurer les services généraux de l’entreprise
• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, gestion des fournitures de bureaux et consommables, maintien des équipements du bureau, sécurité des locaux en lien avec le bâtiment et veille à la conformité des équipements
• Gestion du Parc Automobile: déterminer et anticiper les besoins liés à la flotte automobile puis s’occuper de la mise à disposition / restitution des véhicules de fonction et reporting, gestion des contraventions, contrôle des factures, gestion des sinistres et cartes essence
• Suivre la Comptabilité locale: création des fournisseurs, enregistrement des devis / dons / acomptes / factures de tous les services, transmission des bons de commande aux fournisseurs, réception des factures et transmission à la comptabilité, suivi Excel des dépenses
• Accompagner la Direction Générale, Marketing, Commerciale, Réglementaires & Pharmaceutiques, Ressources Humaines et Médicales dans leur gestion administrative
• Coordonner les réunions internes, séminaires et autres événements de l’entreprise

Formation / Expériences

• Bac + 2/3 en administration commerciale, en communication ou équivalent
• 2 - 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste de gestion de bureau / administrative

Compétences clés et qualités personnelles

Compétences-clés :

• Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation
• Excellentes compétences de communication écrites et orales et interpersonnelles
• Excellentes aptitudes de résolution de problème et capacités d'analyse
• Parfaite connaissance des produits de Microsoft Office

Qualités personnelles :

• Valeurs personnelles de qualité
• Courageux, Résiliant, Autonome
• Analytique et synthétique, Leadership
• Force de proposition et d’initiative
• Curiosité, pro activité, enthousiasme, esprit positif et énergie
• Rigueur, organisation