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MétierAssistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du posteAssistante Médico-Administrative (AMA) F/H

Type de contratTitulaire ou CDI

TélétravailNon

Présentation du service

Ø Le service comprend :

• 24 lits d'hospitalisation temps plein répartis sur 2 unités d’HC
• 27 places d'Hôpitaux de Jour répartis sur 3 unités différentes d’HDJ et sur les 2 unités d’HC
• Des Consultations d’Orientation Pédopsychiatrique sans rendez-vous
• Un Centre Médico Pédagogique situé dans le 20 Arr. de Paris
• Une Unité de liaison d’addictologie
• 2 Centres de Référence Maladies Rares : Anorexie Mentale à début Précoce et Déficience Intellectuelle de causes rares

Le CMP est situé dans le 20ème arr. de Paris ; sous la responsabilité médicale du Dr Alexandre Hubert.

Il est rattaché à l’hôpital universitaire Robert-Debré.

Les patients résidant au sein du même arrondissement peuvent être adressés par d’autres structures (PMI ; crèches, écoles, hôpital…) ou un médecin référent de l’enfant (pédiatre ; médecin généraliste ; médecin traitant ; spécialiste…).

Le CMP est dédié aux consultations psychiatriques ; bilans ; dépistage ; évaluation et traitement ambulatoire des enfants et adolescents (3 ans jusqu’à l’âge adulte). Leurs difficultés peuvent être de nature différente :

• Troubles d’adaptation scolaire
• Problèmes de comportement
• Troubles psychomoteurs
• Troubles du langage écrit et oral
• Difficultés relationnelles
• États dépressifs, tentative de suicide
• Troubles de la relation
• Troubles du sommeil et de l’alimentation
• Conflits avec les parents

Vos missions

• Secrétariat du médecin responsable du CRMR et de ses collaborateurs (traitement des e-mails, gestion agenda, numérisation de document et implémentation dans le DPI, réservation de salle, organisation de visioconférence, gestion de liste de diffusion de mails, logistique autour des RCP, mails de relance périodique, saisie des demandes dans le logiciel SARA et saisie de l’activité Maladie Rare…)
• Traiter des appels téléphoniques des familles, dans un contexte de trouble des conduites alimentaires et orienter suivant une procédure.
• Planifier des HDJ ou des séances d’ETP (contact téléphonique, envoi de convocation, de notes d’informations, planification de séances, d’examen, de bilan, d’atelier thérapeutique…).
• Assurer la mise en forme, l’envoi et l’archivage des courriers médicaux ou de document en lien avec la recherche ou l’enseignement (comptes rendus, courriers de liaison, note d’informations, certificats, présentation, article…). Frappe de courrier occasionnelle.
• Saisir des données à la demande des médecins ou des professionnels de la recherche.
• Tenir à jour le dossier patient (informatique) y implémenter des documents papiers.
• Gérer les demandes de rendez-vous provenant des médecins traitants, des familles ou d’autres professionnels de santé : planification HDJ ou consultation.
• Participer au suivi administratif des activités du CRMR (codage PMSI et Maladies Rares, tableaux de suivi d’activité, recueil de données pour rapports d’activité).
• Envoi de courriers, impression de questionnaires ou autres documents dans le service ou en sollicitant le service communication de l’hôpital.

• Accueil et orientation des personnes : patients, familles, étudiants, professionnels
• Prise de rendez-vous / Gestion des appels et demandes par téléphone et mail
• Gestion administrative des dossiers médicaux et de suivi des patients
• Prise de rendez-vous sur Orbis (premier rendez-vous ou suivi)
• Envoi des convocations (courrier ; mail)
• Gestion administrative des dossiers de demandes de prise en charge (vérification des pièces administratives) et numérisation dans dossier de soins Orbis
• Archivage des dossiers
• Préparation en amont (Premiers Rendez-vous ; nouveaux patients ; suivis ; actualités ; réunions extérieures …) et participation aux différentes réunions de synthèses du service et élaboration conjointe avec équipe de l’ordre du jour
• Frappe de courriers occasionnelle
• Envoi de documents relatifs à la prise en charge des patients (attestations ; ordonnances ; courriers médicaux ; dossiers d’inscription…)
• Création de documents et mise à jour de documents existants
• Classement des données et documents inhérents au CMP
• Commande (en relation avec logisticien Hôpital et service) des fournitures utilisées au CMP
• Réception et traitement du courrier adressé au CMP

• Gestion du logiciel CHRONOS pour les congés des médecins
• Récupérer le courrier du service 1 fois par semaine

Profil recherché

• Diplôme de secrétaire médicale exigé avec au moins 3 années d'expériences
• Expérience en milieu médical (souhaitée).
• Connaissance de secteur de la pédopsychiatrie ou des circuits liés aux maladies rares (serait un plus).

Compétences requises

• Travailler en équipe / en réseau
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, du public
• Reformuler une demande (d'information, de renseignement)
• Renseigner des personnes au regard de son métier
• Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Prise de notes et frappe de courriers sur ordinateur fluide
• Saisie de données fluide et fiable (codage, données de recherche…)
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Gestion des agendas et programmation de rendez-vous
• En collaboration avec le logisticien : analyser et optimiser les stocks de produits, du matériel, des équipements, dans son domaine de compétence
• En collaboration avec les médecins et la cadre : commande de livres ou de matériels et suivi de commande

Connaissances associées

• Logiciels métier : ORBIS PMSI / BAMARA / Chronos/SARA
• Outils bureautiques (Outlook ; Excel ; Word ; Teams…)
• Logiciel Institutionnels (Saphyr, Osiris…)

Horaires de travail 100 % Amplitude 9H/16H30 (50 % intra et 50% CMP)

Langues Français

Niveau 3- Niveau professionnel

Description de l'hôpital

Situé à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologies aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales, et prodiguent des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.

Référence de l'offre 2025-16134