Assistant De Direction-Jobs in Frankreich

Contexte du recrutement et définition de poste

La Délégation Générale à l'Urbanisme à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT) coordonne les politiques urbaines déployées sur le territoire lyonnais, de l'aménagement urbain aux espaces publics. Elle représente également l'ensemble de la fonction immobilière, par la construction, la gestion et l'entretien du patrimoine de la ville.

Forte de près de 1 100 agents, elle est composée de 8 directions et d’un Secrétariat Général.

En son sein la Direction de la Gestion Technique des Bâtiments (DGTB), compte 270 agents répartis en 13 services.

Elle est responsable de la conservation et de la sécurité de 1 200 bâtiments (écoles, crèches, gymnases, piscines, musées, théâtres, bureaux…) et de leurs équipements techniques, de l’adaptation du patrimoine aux besoins des utilisateurs et de l’optimisation des dépenses énergétiques.

L’action déconcentrée de la DGTB au niveau des territoires, en matière de travaux et de maintenance en bâtiment, s’effectue grâce à 4 secteurs de proximité en charge, sur 2 ou 3 arrondissements, des travaux du propriétaire et de petits aménagements.

Missions Du Poste

Placé sous la responsabilité hiérarchique du Technicien Méthodes sur les secteurs 5-9, l’Agent de Suivi Administratif des Interventions est chargé de :

• suivre le respect des délais,
• les dates d’interventions de maintenance,
• de relancer si besoin les prestataires internes ou externes en accord avec les surveillants de travaux,
• alerter ces derniers et/ou l’utilisateur en cas de retard dans les délais annoncés.
  
  

Il participe activement à l’élaboration des bases de données pour le rendu-compte d’activité de la maintenance auprès des partenaires internes et externes.

Il rend compte de son activité au Technicien Méthodes, il informe les utilisateurs des bâtiments concernés de l’évolution de leurs demandes d’intervention.

Dans ses missions, l’Agent Administratif de Suivi des Interventions travaille en lien avec le SVP Bâtiments.

Avec le Technicien Méthodes et sous le contrôle du Responsable de Maintenance. Il participe au suivi administratif du circuit de facturation, et à la vérification des services. Il relance les services comptables des prestataires externes en tant que de besoin.

Avec le Technicien Méthodes et en lien avec les Gestionnaires Techniques de bâtiment, il assure le suivi administratif de dossiers transversaux et apporte une assistance dans la gestion des dossiers à présenter à la Commission de Sécurité.

Il peut être amené à assurer des remplacements au secrétariat de secteur : accueil téléphonique, réception, voire suivi de courrier.

Les Activités Principales

• Suivi des interventions de maintenance (délais et dates).
• Initiation de commandes, suivi de facturation, etc….
• Communication concernant les demandes d’intervention, mise à jour de bases de données.
  
  

Les Activités Secondaires

• Assistance à la préparation des commissions de sécurité
• Remplacement ponctuel du secrétariat de secteur
• Missions transversales ponctuelles sous contrôle du technicien méthode
  
  

Profil recherché

Titulaire d'un diplôme de niveau 3 (CAP/BEP)

Connaissances Techniques

• Connaissances du domaine du bâtiment souhaitées.
• Notions comptabilité et secrétariat.
• Logiciels bureautiques.
  
  

Savoir-faire

• Une bonne communication orale et écrite
• Suivre les demandes des usagers
• Préparer des commandes, en suivre l’exécution
  
  

Savoir-être

• Esprit d’équipe
• Organisation, méthode et rigueur
• Qualités relationnelles
• Capacité à rendre compte de ses actions