puestos de Secretaire De Direction en Francia

French Flair Agency - Paris 14e (75) - CDI Rémunération : 35 000 à 38 000 € brut annuel selon expérience Télétravail partiel possible 1. Organisation et Structuration de l'Environnement de Travail - Structuration de l'écosystème documentaire à l'aide de Notion - Mise en place d'un système de rappels automatisés dans Notion pour les échéances critiques (déclarations, paiements, renouvellements de contrats) - Optimisation des abonnements SaaS de l'entreprise pour identifier et éliminer les dépenses redondantes 2. Gestion Administrative et Sociale Digitalisée - Préparation complète des processus de gestion de la paie RH via PayFit : onboarding, déclarations sociales, suivi des congés et gestion des variables de paie - Administration financière simplifiée avec Pennylane : intégration automatisée des factures (via OCR), préparation des notes de frais et classification comptable en collaboration avec le Directeur Général - Centralisation et sécurisation des documents légaux dans une architecture documentaire sur Google Drive, avec système de permissions et de partage adapté 3. Support Opérationnel - Optimisation de l'expérience collaborateur : approvisionnement du bureau, organisation d'événements team building, gestion des prestataires - Facilitation du quotidien des équipes : préparation des déplacements, gestion proactive des imprévus, traitement prioritaire des urgences - Production Communication interne : animation de Slack, création et diffusion de newsletters internes via Notion, partage des informations importantes 4. Innovation et Transformation Digitale - Exploitation des capacités de l'IA générative (ChatGPT, Claude) pour : - Rédiger et optimiser des communications internes et externes - Synthétiser des informations complexes - Proposition de nouvelles solutions pour accroître l'efficacité opérationnelle, comme : 5. Support conjoint à la direction (20% du temps) Gestion administrative - Gestion des l'agenda du Président via Google Calendar - Préparer les dossiers pour réunions stratégiques - Rédiger les comptes-rendus - Centraliser les documents confidentiels - Coordonner leurs déplacements professionnels

Nous recherchons un(e) Office Manager tech-savvy qui sera le pilier opérationnel de notre startup, capable de jongler entre organisation méthodique et résolution créative de problèmes. Compétences Essentielles - Maîtrise avancée de la suite Google Workspace pour une collaboration efficace et une gestion documentaire optimisée - Expérience avec les outils de productivité modernes : Notion (ou équivalent), Slack, Trello / Asana - Compréhension des logiciels financiers et RH : capacité à naviguer efficacement dans Pennylane et PayFit (partie gestion) - Appétence pour l'IA et l'automatisation : utilisation intuitive de ChatGPT et capacité à identifier les opportunités d'automatisation - Vision systémique et anticipation : aptitude à concevoir des processus efficaces et à prévoir les besoins avant qu'ils ne deviennent urgents Atouts Significatifs - Expérience en environnement startup ou scale-up - Connaissance de base en comptabilité et en droit social - Sensibilité aux enjeux de confidentialité et de protection des données