Assistant(e) de Direction H/F - Hôpital Edouard Herriot - Pam Chirurgie

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Lyon recherche une personne organisée et polyvalente pour gérer les agendas, organiser des réunions et assurer une communication efficace. Les candidats doivent maîtriser les outils bureautiques et avoir d'excellentes capacités relationnelles. Un bon niveau de français écrit et parlé est requis.

Responsabilités

• Organisation et gestion des agendas
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation et coordination des différentes instances
• Préparation logistique des réunions
• Transcription de documents
• Planification et préparation de réunions
• Classement et archivage des dossiers
• Participation à l’organisation d’événements
• Gestion de dossiers spécifiques

Connaissances

Maîtrise de la bureautique

Maîtrise des outils collaboratifs

Maitrise parfaite du français écrit et parlé

Maîtrise des techniques de prise de notes

Polyvalence

Discrétion professionnelle

Capacités relationnelles

Sens de l'organisation

Autonomie

Capacités de synthèse

Description du poste

Responsabilités

• Organisation et gestion des agendas
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation et coordination des différentes instances des pôles, participation à certaines instances de gouvernance
• Préparation logistique des réunions (élaboration de diaporamas et autres supports de communication)
• Transcription de documents (correspondances, comptes-rendus, ...)
• Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail/instances régulières du pôle : réservation de locaux, vérification et installation du matériel informatique, commande de prestations, convocations, envoi des CR, etc.
• Organisation, classement et archivage des dossiers et espaces communs
• Participation à l’organisation d’événements au sein des pôles (préparation, communication, aide logistique, ...)
• Gestion de dossiers spécifiques et diverses tâches supports aux différents collaborateurs

Qualifications

• Maîtrise de la bureautique
• Maîtrise de l’utilisation d'outils collaboratifs et de communication
• Maitrise parfaite du français écrit et parlé
• Maîtrise des techniques de prise de notes
• Polyvalence
• Discrétion professionnelle
• Capacités relationnelles
• Sens de l'organisation et autonomie
• Capacités de synthèse et à gérer les priorités