Secretaire Administrative jobs in France

Vos missions :

Mission transversale de coordination. Vous favoriserez l'harmonisation des pratiques et relayerez les informations entre la direction des études, les départements et les services transverses entre les secrétaires pédagogiques des départements. Vous accompagnerez les nouveaux arrivants (agents administratifs et personnel enseignant) dans la prise en main des outils et des procédures en lien avec le secrétariat pédagogique. Vous participerez à l'amélioration continue des outils et méthodes de travail du processus Pédagogie.

Activités administratives. Vous serez en charge de l'accueil et l'information des étudiants, des enseignants et des visiteurs (emploi du temps, salles, prêts de matériels, réception des travaux pédagogiques) ; gestion des absences des élèves. Vous gérerez l'accueil téléphonique et l'orientation des correspondants, le traitement des mails, renseignements, transmission des messages écrits et oraux ; réception et dispatching du courrier ; rédaction de divers courriers et attestations. Vous coordonnerez des relations enseignants / étudiants. Vous élaborerez et mettrez à jour des feuilles de présence et l'organigramme du département. Vous serez en charge des demandes de travaux de reprographie des enseignants. Classement et archivage via l'outil TEAMS. Vous vérifierez la qualité des équipements pédagogiques avant les interventions d'enseignement. Vous viendrez en assistance et au suivi des obligations de mobilité internationale des élèves ; de périodes en entreprise des élèves ; des obligations liées à l'obtention du diplôme (polypoint, langues). Vous assisterez à l'organisation des évènements des départements (jurys, soutenances, conférences) ; au suivi du compte financier des départements. Vous viendrez en appui sur les relations avec le CFAI et les tuteurs en entreprise et à l'école. Gestion des emplois du temps : saisie, gestion et suivi des emplois du temps des enseignements. Élaboration hebdomadaire des changements et remaniements d'emplois du temps sur la plateforme de gestion des emplois du temps, réservations des salles, édition et affichage. Organisation des examens et gestion des notes : réservation des salles, soutien à la préparation des examens (copie des sujets, réception des copies, archivage, mise en forme et communication des notes aux responsables). Assistance aux commissions préparatoires pédagogiques, assistance et participation aux jurys d'école. Suivi des contrats pédagogiques : préparation et suivi des contrats pédagogiques en lien avec la scolarité.

Sujétions particulières : amplitude horaire importante sur certaines périodes de l'année. Permis B + véhicule.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez : Des capacités rédactionnelles et relationnelles. Un bon sens de l'écoute et de la communication. Vous maîtrisez : Les outils bureautiques (Pack OFFICE) ; les outils métiers (HP, ADE, Moodle, TEAMS). Vous êtes en capacité : De rester informé/e des évolutions règlementaires, techniques et organisationnelles. De faire preuve d'initiatives, d'organisation, de rigueur, de réactivité. De travailler en équipe mais également en autonomie.

• Type de contrat : CDD - 12 Mois
• Durée du travail : 35H/semaine
• Travail en journée
• Salaire : A partir de 1 538,46 € nets
• Déplacements : Jamais

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Université Côte d Azur (UCA) est un Établissement Public à Caractère Scientifique Culturel et Professionnel (EPSCP) dont les missions fondamentales sont la Formation des étudiants et des professionnelles, une Recherche d'excellence et une Innovation au service de tous et toutes. Cet établissement public expérimental vise à développer le modèle du 21ème siècle.

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