Responsable Administratif-Jobs in Großbritannien

En tant que gestionnaire administratif au sein de l'équipe support la certification, vous serez chargé de la mise en œuvre efficace des actions opérationnelles nécessaires au bon déroulement des projets de certification en garantissant la conformité et la qualité des dossiers clients (saisie conforme), des certificats et des outils de gestion.

Vous apporterez également un soutien avancé aux chefs de projet certification tout en assurant une gestion proactive des demandes clients et une communication fluide pour renforcer leur satisfaction. Ce poste implique une collaboration étroite avec les parties prenantes pour optimiser les procédures et garantir le respect des normes organisationnelles.

Il s'agit d'un CDD de 6 mois.

Qui sommes-nous

GMED est un organisme notifié français désigné au titre des règlements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour l'évaluation de la conformité des dispositifs médicaux (DM). Nous sommes également un organisme de référence international dans le cadre de la certification des systèmes de management de la qualité (SMQ) des fabricants de DM.

Nos évaluateurs de la conformité sont les auditeurs, les examinateurs de produits et les cliniciens qui réalisent les audits du SMQ de nos clients, évaluent les dossiers techniques ou effectuent des évaluations cliniques.

Nous intervenons sur tout type de DM, notamment des produits haut risque et ceux incluant des technologies innovantes, et sommes organisés par pôles d'expertise (DM actifs, DM implantables, DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).

Notre siège est situé à Paris 15ème. Nous avons également une antenne à Saint-Étienne et trois filiales en Amérique du Nord, en Grande-Bretagne et en Asie.

Quel sera votre quotidien

Vous rejoindrez une équipe de 10 personnes et aurez pour mission d'assurer la gestion administrative des dossiers de certification de nos clients.

Vous interviendrez dans la gestion des contrats, l'échange de documents entre départements et avec nos clients, ainsi que dans la création de certificats dans nos différents outils. Ce poste requiert une rigueur dans la réalisation des processus.

Vous pourrez collaborer avec différents membres de l'équipe ainsi qu'avec les clients, en binôme avec les chefs de projets certification.

Votre emploi abordera les volets suivants :

Assistance technique avancée à la mise en œuvre des actions de certification :

• Vous assurez le fonctionnement des actions de certification en respectant les objectifs, instructions et procédures qualité.
• Vous collaborez avec les chefs de projet pour garantir la conformité et l'efficacité des processus de certification.
• Vous apportez un support technique avancé aux équipes.
• Vous formez les collègues sur les objectifs et instructions définis par la hiérarchie si nécessaire.

Gestion avancée des dossiers clients :

• Vous gérez les dossiers clients : création, mise à jour et archivage des documents nécessaires.
• Vous garantissez la précision, la qualité et la sécurité des informations clients et des prestations de certification.
• Vous assurez la conformité des dossiers avec les normes de certification et les procédures internes.
• Vous proposez et déployez des stratégies pour optimiser l'efficacité du support à la certification.

Gestion experte des certificats :

• Vous assurez le suivi des certificats dans la base de données : création, mise à jour et validation, tout en respectant les délais et les exigences réglementaires.
• Vous supervisez la gestion et le renouvellement des certificats.
• Vous proposez et mettez en œuvre des actions correctives et préventives pour anticiper et résoudre les problèmes potentiels.

Mise à jour des outils de gestion :

• Vous mettez à jour les outils de gestion et les bases de données conformément aux procédures et guides de l'entreprise.
• Vous accompagnez vos collègues dans l'utilisation et la mise à jour des outils si nécessaire.
• Vous participez à l'archivage des dossiers clients selon les normes établies pour garantir un accès rapide et une gestion efficace des informations.
• Vous assurez une gestion rigoureuse des documents et des informations liés aux dossiers clients.

Soutien avancé aux chefs de projet certification :

• Vous fournissez un soutien avancé aux équipes engagées dans les processus de certification.
• Vous gérez les agendas des chefs de projet certification et organisez les réunions.
• Vous traitez les communications internes et externes liées aux projets de certification.
• Vous supervisez le classement et la sauvegarde des documents pour garantir une organisation optimale.
• Vous assurez une gestion de la relation client en garantissant un service de haute qualité.
• Vous accompagnez les membres de l'équipe dans leur développement professionnel.

Gestion avancée des demandes clients :

• Vous gérez les demandes clients de manière proactive en fournissant des réponses précises.
• Vous orientez les demandes vers les interlocuteurs appropriés pour une résolution rapide et efficace.
• Vous maintenez une communication fluide et constructive avec les clients.
• Vous renforcez la satisfaction et la fidélisation des clients.

Et si on parlait de vous !

Les indispensables :

• Vous êtes titulaire d'un Bac+2 minimum, de type assistant manager ou management de projet / gestion administrative ou équivalent.
• Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum en gestion administrative, idéalement dans un environnement complexe en termes de réglementation.
• Vous avez d'excellentes aptitudes de communication écrite et orale en français et en anglais.
• Vous maîtrisez professionnellement les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word).

Qui êtes-vous

• Vous êtes rigoureux, organisé, tourné vers le travail en équipe (l'une des valeurs fondamentales de GMED).
• Vous aimez la résolution de problèmes et faites preuve d'une grande autonomie pour ne laisser aucun sujet en suspens !
• Vous faites preuve de pédagogie, patience et diplomatie, ce qui vous permet de vous adapter à divers interlocuteurs et de collaborer dans des environnements complexes.
• Vous êtes curieux, ce qui vous permet de comprendre ce que vous faites.
• Vous êtes déterminé et plein de ressources, et faites en sorte d'identifier et proposer des solutions pour atteindre vos objectifs.

Si vous pensez correspondre à cette description et que le poste vous intéresse, n'attendez plus et déposez votre candidature aujourd'hui !