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Descrizione del lavoro
Un établissement financier renommé recherche un(e) Assistant(e) pour sa Direction Entreprises à Paris. Vous serez en charge de la coordination interne, du support logistique et administratif, ainsi que de l'organisation d'événements. Ce poste nécessite une expérience antérieure similaire et des compétences en coordination, organisation et communication.
Competenze
- Expérience sur un poste similaire souhaitée.
Mansioni
- Assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction.
- Gérer les agendas et les déplacements.
- Mettre à jour les habilitations informatiques et gérer les accès.
Conoscenze
New 01 juillet Paris, 19 boulevard des Italiens 75002 Paris CDI
Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.
En tant qu'Assistant(e), vos principales missions s’articulent autour des axes suivants :
- Vie de la Direction
Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises.
Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle.
Assurer l'onboarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et les premiers pas (remise du livret d’accueil (BEIGF & D.E.)
Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée/sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.)
Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien de 30 mn environ avec D.E.
/ D.D.
/ D.S.C. dans les jours suivant son arrivée. - Gestion des agendas de la DE
Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne/externe.
Etre en lien avec les assistantes COMEX.
Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.) - Support logistique et administratif
Suivre les commandes d’économat et les demandes d’intervention logistique ou immobilière.
Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales. - Gestion des accès et documentation
Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures d’habilitation).
Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises. - Organisation et animation interne
Actualiser l'organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope.
Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions).
Etre force de proposition sur l’animation d’équipe et le bien-être collectif.
Contribuer à la communication interne et externe.
Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.
Expérience sur un poste similaire souhaitée.
Gestion administrative
* Il benchmark retributivo si basa sugli obiettivi retributivi dei leader del mercato nei rispettivi settori. È pensato per orientare gli utenti Premium nella valutazione delle posizioni aperte e aiutarli a negoziare la propria retribuzione. Tale benchmark non è fornito direttamente dall'azienda, quindi la retribuzione effettiva potrà risultare anche notevolmente superiore o inferiore.