Assistant De Direction jobs in United States

Description

Mission principale

Vous participerez en renfort durant une année à la coordination, la gestion administrative et financière de deux Départements scientifiques de l'ANRS MIE: le Département «Recherche Clinique» et le Département "Recherches en Santé Publique, sciences de l'homme et de la société".

Activités principales

1. Filtrer les appels, gérer et retransmettre les informations,
2. Gérer l'accueil physique,
3. Gérer le courrier (arrivée/départ), enregistrer le courrier de l’agence, rédiger des courriers, gérer des mails, archiver et classer,
4. Organiser et préparer les réunions (convocations, réservation de salles, mise en route de la visioconférence, diffusion de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la tenue de la réunion, créer et mettre à jour la feuille d’émargement, préparation et rangement des salles …),
5. Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels,
6. Envoi de mailings sur base Augure (mise à jour de la base de donnée),
7. Tenir l’agenda et anticiper la préparation des documents pour les réunions et déplacements.

Spécificité(s) et environnement du poste

Gestion financière de deux services :

1. Préparer les demandes budgétaires du service, participer à la clôture du budget sur SIFAC+,
2. Etablir à partir du logiciel Sifac+ des tableaux de suivi budgétaire,
3. Gérer l’ensemble des commandes (fournitures de bureau, honoraires, gratifications, déjeuners…) sur le logiciel de gestion,
4. Logistique des comités scientifiques sectoriels - CSS 14 et 13 et du CSS ReCH-MIE et suivi sur Apogée,
5. Participer au suivi administratif et financier des Comités Scientifiques Sectoriels,
6. Assurer la gestion des déplacements professionnels des agents et des membres du Comité Scientifique Sectoriel (inscriptions congrès, réservations/commandes transport et hôtel, ordres de mission, demandes de remboursement, certificats administratifs, attestations sur l’honneur…),
7. Elaborer et mettre à jour les tableaux de suivi financier des appels d’offres.

Activités transversales :

1. Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l’ensemble du personnel du Département,
2. Participer aux réunions de la vie de l’agence et des groupes de travail.

Profil recherché

Connaissances

1. Connaissance en gestion et fonctionnement de la fonction publique appréciée
2. Maîtrise des outils et des logiciels informatiques (Pack office) Suite Adobe (InDesign)
3. Maîtrise de l’anglais écrit et parlé

Savoir-faire et aptitudes

1. Organiser son travail, prioriser ses tâches et respecter des délais
2. Réactivité, disponibilité et anticipation
3. Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
4. Capacité à gérer plusieurs dossiers et tâches

Expérience(s) souhaité(s)

1. Expérience souhaitée dans le domaine de la recherche

Niveau de diplôme et formation(s)

1. BAC+2 Assistanat de direction, gestion des entreprises et des administrations, assistant manager