Adjoint administratif exercant les fonctions de secrétaire de mairie

cdg69; Occitanie; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie d'une commune de moins de 500 habitants recherche un adjoint administratif. Le candidat sera chargé de gérer le secrétariat, d'assister les élus, de traiter divers documents administratifs et de s'assurer de la conformité juridique des dossiers. Ce poste requiert de solides compétences organisationnelles, relationnelles et une bonne connaissance des règlements liés à la fonction publique.

Qualifications

• Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale.
• Connaissance de la règlementation relative aux marchés publics.
• Gestion des payes.

Responsabilités

• Assister et conseiller les élus.
• Gérer les documents administratifs et budgétaires.
• Organiser les élections et suivre les listes électorales.

Connaissances

Rigueur

Analyse

Communication

Organisation

Maîtrise de l'outil informatique

Description du poste

Adjoint administratif exercant les fonctions de secrétaire de mairie, tarn, fr

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Détails de l'offreFamille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 30h00 hebdomadaire

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité des élus, vous assurerez le secrétariat de mairie pour une commune de - de 500 habitants. Missions / conditions d'exercice
- Assister et conseiller les élus
- Elaborer et mettre en oeuvre les décisions du conseil municipal
- Envoyer les convocations aux différentes réunions
- Saisir les PV des conseils municipaux
- Saisir et diffuser les délibérations
- Classer les délibérations et mettre à jour le registre
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- Bâtir une relation de confiance avec le maire et ses adjoints
- Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique (demande de subvention...)
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
- Effectuer des tâches de comptabilité, les paies
- Vérifier et saisir des mandats et titres
- Préparer, saisir et suivre l'exécution des budgets
- Effectuer la liaison Hélios
- Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
- Gérer les affaires générales
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
- Accueillir et renseigner la population
- Savoir accueillir et renseigner la population sur différents sujets
- Assurer la mise à jour et le suivi d'un dispositif de communication dématérialisé
- Gérer les équipements municipaux
- Planifier la gestion des locaux et équipements (salle des fêtes...)
- Définir les besoins en matériels et équipements
- Gérer l'Agence Postale Communale
- Informer les clients sur les différents produits et services de la Poste
- Réceptionner des envois
- Gérer les demandes de fonds des clients
- Suivre et gérer le stock
- Contraintes et risques professionnels
- Déplacements
- Réunions en soirée (conseils municipaux) et en week-end (élections)
- Travail sur écran
Profils recherchés

CONNAISSANCES :
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
- Bonne base de connaissance de la règlementation relative aux marchés publics
- Bonne connaissance de la comptabilité publique M57 et M49
- Gestion des payes

COMPETENCES :
- Qualités rédactionnelles
- Sens de l'analyse
- Rigueur et méthode
- Qualités organisationnelles
- Maîtrise de l'outil informatique
- Savoir gérer son temps

QUALITES RELATIONNELLES :
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- Être autonome, efficace et discret
- Savoir être polyvalent et disponible