Assistant De Direction jobs in United States

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Placé auprès du ministre de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, le Médiateur des entreprises vient en aide aux acteurs économiques privés et publics afin de faciliter la résolution amiable de leurs différends. Dans le cadre de sa mission de service public, ses interventions sont gratuites. En 2024, 1900 demandes de médiation ont été reçues et traitées par les équipes du Médiateur des entreprises sur l’ensemble de son champ d’intervention: litiges entre entreprises, et litiges entre entreprises et administrations dans le domaine des marchés publics.
Le Médiateur des entreprises mène également des actions pour prévenir les tensions et conflits dans les relations contractuelles entre acteurs économiques et privés. Ces actions ont pour objectif de faire évoluer leurs comportements dans le domaine des achats, à travers la charte et le label Relations fournisseurs et achats responsables: la charte a été signée par près de 3 000 entreprises et entités privées et publiques depuis sa création en 2012. Le label est décerné aux organisations privées ou publiques qui ont fait la preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs: lutte contre les retards de paiement, prévention de la corruption, réduction de la dépendance économique, développement de l’achat territorial, recours à la médiation pour résoudre les différends, etc.

Depuis 2020, le Médiateur des entreprises a été mandaté pour accompagner les secteurs et filières économiques impactés par la crise sanitaire et économique et par la crise de l’énergie:

- Mise en place de comités de crise (comité de crise sur les approvisionnements et les conditions de paiement, comité de crise BTP, comité de crise sur l’énergie);

- Accompagnement des entreprises touchées par les mesures de fermeture administrative prises dans le cadre de la crise sanitaire;

- Réalisation de médiations de filière notamment dans les secteurs de l’aéronautique, de l’automobile, du nucléaire, des cosmétiques, du BTP, de la grande distribution;

- Soutien aux entreprises soumises à des tensions d’approvisionnement et à l’augmentation du coût de l’énergie;

Pour mener à bien ses missions, le Médiateur des entreprises dispose d’une équipe pluridisciplinaire permettant le traitement des médiations et la participation à l’amélioration des pratiques entre acteurs économiques: une équipe centrale de 25 agents, et le réseau de 90 médiateurs nationaux et régionaux délégués présents sur l’ensemble du territoire.

L’équipe centrale est organisée en cinq pôles : le pôle « Acheteurs, chartes et labels », le pôle « Innovation », le pôle « Accompagnement des filières », le pôle « Communication et presse » et le pôle « Juridique ».

Le/la titulaire du poste est responsable du secrétariat du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe. A ce titre, il/elle apporte un appui et une aide continus au Médiateur, au directeur général et à la directrice générale adjointe dans la tenue de leurs agendas et la préparation de leurs dossiers. Il/elle veille également à assurer une permanence dans l'accueil des sollicitations reçues (appels téléphoniques, mails, réception et traitement du courrier). L’assistant(e) traite ces demandes avec réactivité et disponibilité.

Missions principales :

- Secrétariat particulier du Médiateur des entreprises, du directeur général (DG) et de la directrice générale adjointe (DGA) ;

- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et réunions;

- Gestion du courrier arrivée et départ, archivage numérique sur le réseau ;

- Organisation des déplacements du Médiateur des entreprises, du DG et de la DGA, préparation des ordres de mission et du remboursement des états de frais;

- Gestion des frais de représentation du Médiateur des entreprises et du DG;

- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, accueil des visiteurs ;

- Constitution des dossiers et soutien à la préparation des rendez-vous du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe ;

- organisation des réunions de service et des groupes de travail internes à la médiation des entreprises;

- contribution à la préparation du séminaire semestriel des médiateurs nationaux et régionaux délégués;

- gestion et suivi des demandes d’abonnements presse de l’équipe centrale et d'achat d'ouvrages, relations avec le Pôle Documentation ministériel ;

- Commande des fournitures de bureau en lien avec les autres assistantes.

- en l'absence de l'assistante en charge, organisation des réunions des comités de crise animés par le Médiateur des entreprises (comité de crise sur les approvisionnements et les conditions de paiement, comité de crise BTP, comité de crise sur l’énergie) et des réunions plénières dans le cadre des missions de filières confiées au Médiateur (ex. mission grande distribution) ;

Le/la titulaire du poste participe, comme tous les membres de l’équipe centrale, à la réunion de service hebdomadaire. Il/elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistantes de la Médiation et leur apporte son appui en tant que de besoin.

Dans le cadre de ses missions il/elle est en contact avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein du ministère comme à l’extérieur (organisations professionnelles, entreprises, etc.).

Le/la titulaire du poste participe à l’amélioration continue des process d’organisation internes et externes.

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) expérimenté(e), s’intéressant à l’action publique en matière économique et ayant une bonne capacité d’interaction avec des interlocuteurs de haut niveau. Qualités attendues: motivation, rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités, goût pour les contacts avec les acteurs économiques (entreprises et acteurs publics), esprit d'équipe. La maîtrise des outils bureautiques, des outils de visioconférence et des applications métier (SILOG) est nécessaire.

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau 4 Baccalauréat

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

France, Ile-de-France, Paris (75)

98-102 rue de Richelieu - 75002 PARIS

Mme Véronique BARRY, Directrice générale adjointe (veronique.barry@finances.gouv.fr

A déposer obligatoirement dans Passerelles :- 1 curriculum vitae- 1 lettre de motivation

• Secrétariat général des affaires européennes (SGAE)