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Commis aux comptes fournisseurs

Résumé du poste :
Le commis aux comptes fournisseurs est responsable du traitement précis et rapide des transactions financières liées aux paiements des fournisseurs, aux remboursements des patients dans le cadre des programmes « Pay and Submit », à la gestion des bons de commande (PO), au traitement des paiements par carte de crédit, aux rapports de dépenses des employés, à la gestion des fournisseurs et aux rapprochements des comptes du bilan. Ce rôle est essentiel pour maintenir des contrôles financiers rigoureux, soutenir les relations avec les fournisseurs et les patients, et assurer le bon fonctionnement des processus d’approvisionnement et de paiement.

Responsabilités principales :

Paiements aux fournisseurs, intercompagnies et remboursements :

• Traiter toutes les factures fournisseurs conformément aux politiques de l’entreprise et aux conditions de paiement.
• Réconcilier les écarts et résoudre les problèmes de paiement rapidement.
• Maintenir des registres précis des transactions et soutenir les activités de clôture de fin de mois.
• Traiter les remboursements approuvés des patients dans le cadre des programmes « Pay and Submit », en assurant des paiements rapides et précis conformément aux procédures établies.
• Traiter les factures et paiements intercompagnies conformément aux politiques internes et aux délais.
• Maintenir une documentation précise des transactions intercompagnies pour répondre aux exigences d’audit et de reporting.

Gestion des fournisseurs :

• Maintenir des dossiers fournisseurs à jour, incluant les coordonnées, les informations bancaires et les documents fiscaux.
• Servir de point de contact pour les demandes des fournisseurs et les mises à jour sur le statut des paiements.
• Soutenir l’intégration des nouveaux fournisseurs et veiller à la conformité avec les contrôles internes et les politiques d’approvisionnement.

Gestion des bons de commande (PO) :

• Suivre et gérer le cycle de vie des bons de commande, y compris leur création, leur rapprochement et leur clôture.
• Veiller à ce que toutes les commandes soient correctement autorisées et alignées sur le budget.
• Collaborer avec le service des achats et les autres départements pour résoudre les écarts.

Traitement des paiements par carte de crédit :

• Examiner et traiter les transactions effectuées avec les cartes de crédit d’entreprise, en veillant à leur conformité avec les politiques de l’entreprise.
• Réconcilier les relevés de carte de crédit et résoudre tout écart.
• Conserver la documentation justificative à des fins d’audit et de reporting.

Gestion des rapports de dépenses :

• Examiner et traiter les rapports de dépenses des employés pour en vérifier l’exactitude, la conformité aux politiques et la présence de la documentation requise.
• Coordonner avec les employés et les gestionnaires pour résoudre les problèmes ou obtenir les informations manquantes.
• Assurer le remboursement rapide et l’enregistrement précis des dépenses.

Rapprochements des comptes du bilan :

• Aider à la préparation et au rapprochement des comptes du bilan assignés.
• Enquêter sur les écarts et les résoudre rapidement.
• Soutenir les activités de clôture de fin de mois et de fin d’année en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité des comptes.

Qualifications :

• 2 à 3 ans d’expérience avérée dans les comptes fournisseurs ou dans un rôle financier similaire.
• Grande attention aux détails et précision dans la saisie des données et le traitement financier.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise des logiciels financiers et de la suite Microsoft Office (notamment Excel).
• Une expérience avec NetSuite est considérée comme un atout.
• Une bonne connaissance des portails bancaires est importante, car la majorité des paiements sont effectués via ces systèmes.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.