Secretaire Medicale jobs in France

Description du poste :

Type de contrat : CDI à temps plein

Statut : Employé – Convention collective nationale du 15 mars 1966

Classification : Selon la grille et en fonction du profil et de l’expérience

Lieu de travail : Dijon (siège de l’Udaf de Côte-d’Or)

Date de prise de poste souhaitée : au plus tôt

L’Union Départementale des Associations Familiales de Côte-d’Or (UDAF 21), reconnue d’utilité publique et investie d’une mission légale de représentation des familles (art. L. 211-3 du Code de l’action sociale et des familles), œuvre pour la défense des intérêts matériels et moraux des familles et fédère plus de 100 associations familiales dans le département.

• 1. Organisation et suivi des instances statutaires
  • Préparation et suivi des Conseils d’administration, Bureaux et Assemblées générales (convocations, logistique, rédaction des comptes rendus, formalités postérieures…)
  • Gestion des commissions internes et de contrôle (convocations, organisation, rédaction des procès-verbaux)
  • Suivi du dispositif de gestion des adhérents
  • Suivi du dispositif de financement : complétude du rapport, mise à jour des tableaux de répartition, correspondances avec les associations et classement des comptes rendus financiers.
• 2. Secrétariat général et appui administratif
  • Gestion de la boîte mail générique et du courrier
  • Accueil physique et téléphonique
  • Appui administratif quotidien : rédaction, mise en page et diffusion de documents, suivi de dossiers administratifs, gestion des bases de données, impression, diffusion et archivage…
  • Organisation logistique des réunions et des déplacements
• 3. Soutien aux associations et représentants familiaux
  • Accueil, accompagnement et appui administratif aux associations adhérentes et partenaires dans les locaux de l’Udaf : réservation et préparation des salles, installation du matériel visio, intendance…
  • Suivi des représentations familiales : Gestion des appels à candidatures, désignations et renouvellements des représentants familiaux.
  • Appui à la formation et à la communication des bénévoles.
• 4. Secrétariat de la Médaille de l’Enfance et des Familles
  • Préparation, vérification et transmission des dossiers à la préfecture.
  • Organisation des commissions, suivi des enquêtes, envoi des distinctions aux mairies.

Connaissances et savoir-faire

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, outils collaboratifs).
• Capacités rédactionnelles et de synthèse (rédaction de comptes rendus et de courriers officiels).
• Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais.
• Connaissance du fonctionnement associatif et des procédures administratives.

Savoir-être professionnel

• Discrétion, loyauté et sens du service public associatif.
• Esprit d’équipe et aptitude à coopérer avec des interlocuteurs variés.
• Disponibilité, autonomie, réactivité et diplomatie.
• Capacité à représenter les valeurs familiales et citoyennes portées par l’Udaf 21.

• Formation de niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistant de direction ou équivalent).
• Expérience confirmée en secrétariat administratif, idéalement dans le milieu associatif ou institutionnel.

• Déplacements occasionnels (préfecture, réunions partenariales, cérémonies).
• Moyens mis à disposition : poste informatique, téléphonie, logiciels internes, salle de réunion équipée.

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 11 novembre 2025 au soir.