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Résumé du poste
Une société de formation à Ramonville-Saint-Agne recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour gérer le bon déroulement des formations INTER et INTRA. Le poste demande une expérience en gestion et une aisance relationnelle. Vous serez impliqué(e) dans la planification et le suivi des sessions de formation. L'organisation et une bonne maîtrise des outils informatiques sont essentielles pour réussir. Un environnement dynamique et des échanges fréquents avec des professionnels vous attendent dans cette structure en pleine évolution.
Prestations
Qualifications
- Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle alliant relationnel et coordination.
- Rigueur et fiabilité dans la gestion des plannings.
- Aisance avec les outils bureautiques.
Responsabilités
- Élaboration et envoi des devis et programmes.
- Gestion des absences et repositionnements des apprenants.
- Suivi de la satisfaction des participants après les formations.
Connaissances
Formation
Outils
Rattaché.e à la Responsable Assistante Régionale et en étroite collaboration avec les chargés d’affaires, vous serez le point de contact clé de ce pôle et garant.e du bon déroulement des formations INTER (sessions multi-entreprises sur site de Ramonville) et INTRA (formations sur mesure en entreprise). Plus précisément:
- Élaboration et envoi des devis, CGV, programmes et convocations.
- Planification des sessions de formation INTER et INTRA en lien avec les équipes commerciales.
- Création et contractualisation des sessions de formation (clients et intervenants).
- Constitution des dossiers de formation (supports papier ou dématérialisés).
- Gestion des absences et repositionnements.
- Suivi des feuilles d’émargement, attestations, enquêtes de satisfaction.
- Accueil physique et téléphonique des participants et formateurs.
- Mise à jour des outils de suivi (Logiciel interne Gescof, SharePoint, tableaux de bord…).
- Participation aux réunions d’équipe.
- Contribution aux audits qualité (Qualiopi, OPCO…).
Profil recherché
- Diplôme : Bac+2 en assistanat ou en gestion de PME ;
- Expérience : 2 ans d’expérience minimum sur un poste polyvalent alliant relationnel, coordination et tâches administratives. Une expérience au sein d’un organisme de formation représenterait un + ;
- Aisance informatique : Maîtrise des outils bureautiques, du pack office et capacité à prendre en main de nouveaux logiciels;
- Rigueur & fiabilité : Vous avez le sens du détail, vous êtes autonome dans votre organisation, efficace dans la gestion des plannings et vous veillez au respect des échéances;
- Gestion des priorités : Vous savez hiérarchiser vos tâches et réagir efficacement face aux urgences;
- Excellent relationnel : Vous travaillez en équipe et vous aimez le contact client;
- Approche positive : Vous êtes reconnu.e pour votre dynamisme et votre engagement!
- 🎯 Un rôle polyvalent et central dans la gestion des formations;
- 📚 Une formation interne suivie d’un accompagnement pour une prise de poste sereine;
- 🌍 Des échanges fréquents avec de nombreux professionnels;
- 🚀 Une structure en pleine évolution, avec un environnement de travail dynamique.
Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif, nous serons ravis de vous apporter plus de détails !
- Analyse du CV : Si retenu, échange téléphonique;
- Entretien physique : Passation de tests et rencontre avec la Consultante Recrutement;
- Entretien final : Rencontre avec la Responsable Support Administratif et le Dirigeant
* Le salaire de référence se base sur les salaires cibles des leaders du marché dans leurs secteurs correspondants. Il vise à servir de guide pour aider les membres Premium à évaluer les postes vacants et contribuer aux négociations salariales. Le salaire de référence n’est pas fourni directement par l’entreprise et peut pourrait être beaucoup plus élevé ou plus bas.