Assistante Administrative jobs in France

Vous rejoignez un organisme financeur de la formation professionnelle.

Votre mission sera double :

• Accueillir et renseigner les publics sur leurs droits à la formation professionnelle, selon les dispositifs et la législation en vigueur
• Participer au montage et à la pré-instruction des demandes de financement

Plus concrètement, vos principales seront :

• Accueillir les personnes (mini 50% du temps de travail) : Accueil téléphonique (essentiellement), Accueil physique, Traitement des courriers et des courriels
• A savoir :
• Tenue du standard (gestion des appels entrants) toute une demi-journée de chacune des journées de travail.
• Les appels à traiter concernent essentiellement des particuliers, mais des échanges avec des employeurs et des organismes de formation sont également à prévoir
• Comprendre et Analyser les demandes + Evaluer le niveau d’urgence de la demande
• Planifier les rdvs pour traiter les demandes
• Dans le but de proposer la réponse la plus appropriée en intégrant les objectifs de la structure, l’offre de service et la législation en vigueur : L’informer sur ses droits et/ou sur les modalités de dépôt d’un dossier de demande de financement d’un parcours de formation
• Cette information s’opère en individuel et en collectif (= animation de réunions d’informations).
• Accompagnement (si nécessaire) dans l’utilisation de l’outil informatique dédié au dépôt de demande
• Le cas échéant,
• o Réorienter la personne vers une autre structure
• o Recontacter (par téléphone ou courriel) la personne pour lui apporter la réponse qui n’avait pas pu lui être apportée immédiatement
• Assurer une traçabilité informatique des contacts et des démarches réalisées

GESTION DE DOSSIERS

• Montage de dossiers de financement : Vérification de la recevabilité et de la complétude de la demande, Rassemblement des documents nécessaires, Chiffrage,…
• Si besoin, contacter les personnes (par téléphone ou mail) pour réclamer des pièces manquantes.
• Préparation des dossiers pour instruction
• Être en veille pour suivre les actualités et les évolutions des dispositifs (changements réguliers)

PROFIL REQUIS :

• Vous êtes titulaire d’un BAC à BAC+2 dans le domaine Administratif ou Commerce.
• Vous justifiez impérativement d’une expérience professionnelle significative à un poste mêlant contact-public/clientèle ET montage/instruction de dossiers.
• Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle serait un atout.
• Par ailleurs, vous avez nécessairement une aisance avec les chiffres d’une part, avec les outils informatiques d’autre part.
• Vos qualités personnelles : Excellente aisance relationnelle auprès d’un public très varié (sourire, écoute, patience, maîtrise de soi…), Sens aïgu du service, Rigueur administrative, Organisation, Souplesse et Adaptabilité, Sens du travail en équipe, Aisance rédactionnelle (orthographe-grammaire)

• CDD 6 MOIS avec possibilité de CDI à terme
• Temps plein 35H hebdo
• Horaires de travail à titre indicatif : 08h30-12h00 et 13h00-17h00 du lundi au vendredi
• Télétravail : 1 jour par semaine après période d’essai
• Date de démarrage : IMMEDIAT
• Salaire : 1821,57 euros X 13 MOIS + primes conventionnelles + TR
• Statut : Employé
• Lieu de travail : Marcq-en-Baroeul