Maison De Retraite jobs in France

Assistante de direction auprès du Directeur des EHPADs en direction commune avec le CH Rives de Seine. Vous assurez les missions suivantes :

• Gérer l’agenda du Directeur de Site et organiser ses rendez-vous
• Planifier, coordonner et préparer les instances et réunions : supports, convocations, comptes rendus
• Gérer les courriers, documents administratifs et dossiers relatifs à la direction de site
• Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord (indicateurs, objectifs du site)
• Servir de relais administratif entre la Maison de Retraite et la direction commune du CHRDS

• Être un point de contact privilégié pour les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires externes
• Préparer et diffuser des supports de communication (notes internes, lettres aux familles, affichages)
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement des familles dans leurs démarches ou demandes spécifiques
• Contribution à la mise en œuvre des campagnes de sensibilisation ou d’information

• Assurer le suivi et le traitement des variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires)
• Être le lien opérationnel entre le site et le service RH du CHRDS
• Veiller à la bonne transmission des informations relatives aux salariés : dossiers administratifs, formations, etc

• Superviser une équipe de 4 ETP agents d’accueil, en organisant leurs missions et leurs plannings
• Apporter un soutien dans la gestion quotidienne et garantir une continuité en cas d’absence de dernière minute
• Participer à l’amélioration continue du service d’accueil, en assurant des remontées régulières au Directeur de Site

• Contribuer à la gestion des commandes et des factures en collaboration avec le service comptable
• Participer au suivi budgétaire local en lien avec le Directeur de Site et la direction commune
• Organiser les aspects logistiques pour les événements spécifiques de la Maison de Retraite

• Participation à l’élaboration des projets de l’EHPAD (projet d’établissement, démarches qualité)
• Assistance pour le suivi des objectifs fixés par le directeur de site et le CHRDS

• Qualités relationnelles, d’écoute et de discernement
• Respect du secret professionnel, discrétion
• Maîtriser l’orthographe, l’expression écrite et orale
• Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
• Esprit d’initiative, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Respect des règles institutionnelles

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
• Piloter, animer, communiquer, motiver une équipe
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles