Assistante de direction - H/F

Centre Hospitalier Rives de Seine; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé régional recherche une Assistante de direction pour soutenir le Directeur des EHPADs. Vous aurez pour mission de gérer l’agenda et les rendez-vous, d’assurer la communication avec les résidents et leurs familles, ainsi que de superviser une équipe d'agents d’accueil. Le poste requiert des compétences en gestion administrative, une bonne expression écrite et orale, ainsi que des qualités relationnelles. Un pack bureautique sera nécessaire. Contrat à temps plein, basé à Neuilly-sur-Seine.

Qualifications

• Qualités relationnelles et respect du secret professionnel.
• Autonomie, rigueur et capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Directeur de Site et organiser ses rendez-vous.
• Être le point de contact pour les résidents et leurs familles.
• Assurer le suivi des variables de paie et gérer des équipes.

Connaissances

Qualités relationnelles

Maîtrise de l’orthographe et de l’expression

Esprit d’initiative

Sens de l’organisation

Travail en équipe

Outils

Pack bureautique

Description du poste

Assistante de direction auprès du Directeur des EHPADs en direction commune avec le CH Rives de Seine. Vous assurez les missions suivantes :

Gestion administrative et organisationnelle

• Gérer l’agenda du Directeur de Site et organiser ses rendez-vous
• Planifier, coordonner et préparer les instances et réunions : supports, convocations, comptes rendus
• Gérer les courriers, documents administratifs et dossiers relatifs à la direction de site
• Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord (indicateurs, objectifs du site)
• Servir de relais administratif entre la Maison de Retraite et la direction commune du CHRDS

Communication interne et externe

• Être un point de contact privilégié pour les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires externes
• Préparer et diffuser des supports de communication (notes internes, lettres aux familles, affichages)
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement des familles dans leurs démarches ou demandes spécifiques
• Contribution à la mise en œuvre des campagnes de sensibilisation ou d’information

Rôle en Ressources Humaines

• Assurer le suivi et le traitement des variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires)
• Être le lien opérationnel entre le site et le service RH du CHRDS
• Veiller à la bonne transmission des informations relatives aux salariés : dossiers administratifs, formations, etc

Encadrement des agents d’accueil

• Superviser une équipe de 4 ETP agents d’accueil, en organisant leurs missions et leurs plannings
• Apporter un soutien dans la gestion quotidienne et garantir une continuité en cas d’absence de dernière minute
• Participer à l’amélioration continue du service d’accueil, en assurant des remontées régulières au Directeur de Site

Soutien logistique et financier

• Contribuer à la gestion des commandes et des factures en collaboration avec le service comptable
• Participer au suivi budgétaire local en lien avec le Directeur de Site et la direction commune
• Organiser les aspects logistiques pour les événements spécifiques de la Maison de Retraite

Appui au pilotage

• Participation à l’élaboration des projets de l’EHPAD (projet d’établissement, démarches qualité)
• Assistance pour le suivi des objectifs fixés par le directeur de site et le CHRDS

Profil recherché

Savoir être

• Qualités relationnelles, d’écoute et de discernement
• Respect du secret professionnel, discrétion
• Maîtriser l’orthographe, l’expression écrite et orale
• Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
• Esprit d’initiative, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Respect des règles institutionnelles

Savoir-faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
• Piloter, animer, communiquer, motiver une équipe
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles