Secretariado jobs in Brazil

Estamos em busca de uma pessoa organizada, proativa e comprometida para atuar como Assistente Administrativo, com foco em Secretariado e Facilities.

A posição tem como principal responsabilidade oferecer suporte direto ao CEO da Líber, organizando sua rotina e garantindo eficiência nas demandas do dia a dia.

Como parte do papel administrativo, essa pessoa será peça-chave no suporte às rotinas de infraestrutura do escritório, executando atividades para assegurar o bom funcionamento do ambiente de trabalho, com reporte direito para uma liderança direta na área de Facilities.

Essa é uma vaga para quem deseja crescer aprendendo, com exposição direta a lideranças e rotinas administrativas diversas, em um ambiente dinâmico e colaborativo.

Secretariado executivo (suporte ao CEO):

• Gerenciar agenda do CEO, coordenando compromissos, reuniões e follow-ups com pontualidade e organização;
• Organizar viagens corporativas, incluindo reserva de passagens, hospedagens, traslados e adiantamentos / reembolsos;
• Controlar e organizar documentos e correspondências relacionados à agenda executiva;
• Apoiar na organização de eventos institucionais e reuniões de diretoria.

• Realizar cotações, compras e controle de materiais administrativos e de escritório;
• Fazer a interface com fornecedores e prestadores de serviço (limpeza, manutenção predial, copa, segurança, entre outros), garantindo qualidade e cumprimento de prazos;
• Acompanhar pequenos reparos no escritório, zelando pelo bom funcionamento do ambiente de trabalho;
• Apoiar a gestão de contratos e serviços de infraestrutura, contribuindo para controles simples de custo e prazo;
• Apoiar demandas administrativas gerais, contribuindo com a fluidez das rotinas operacionais e convivência da empresa.

• Organização e atenção a detalhes : capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultâneas, sem perder o controle e a precisão;
• Gestão de tempo : habilidade para priorizar atividades e cumprir prazos com autonomia;
• Discrição e ética profissional : essencial para lidar com informações estratégicas e confidenciais;
• Comunicação clara e objetiva : tanto oral quanto escrita, com postura profissional no relacionamento com lideranças e fornecedores;
• Proatividade e senso de dono : disposição para antecipar problemas, propor soluções e aprender com autonomia;
• Familiaridade com ferramentas digitais : especialmente planilhas (Excel ou Google Sheets), agendas e calendários (Google Agenda, Outlook, etc.).

• Conhecimento básico de controle de contratos, requisições de compras e controle de despesas administrativas;
• Vivência anterior com gestão de fornecedores, manutenção predial ou serviços gerais (Facilities);
• Experiência em ambientes corporativos, com interface direta com lideranças.

• De 1 a 2 anos de experiência prévia em secretariado, apoio executivo ou funções administrativas correlatas;
• Experiência básica em rotinas de Facilities será um diferencial valorizado.